Акт на списание материалов: что в нём писать и образец
Материалы израсходовали на объект, товар испортился, инструмент сломался — всё это нужно убрать с учёта, и основанием служит акт на списание. Разбираем, что в нём обязательно по закону, кто его подписывает, какие причины указывать и как не ошибиться в суммах. В конце — шаблон в Word.
Зачем нужен акт на списание
Акт подтверждает, что материальные ценности больше не числятся за компанией: израсходованы, испорчены, утрачены или пришли в негодность. Без акта списание остаётся словами — а на складе по документам числится то, чего уже нет.
Обязательные реквизиты по закону
Акт на списание — первичный учётный документ. Закон о бухгалтерском учёте (402-ФЗ, ст. 9, ч. 2) перечисляет его обязательные реквизиты:
Обязательной единой формы нет: формы первичных документов утверждает руководитель (там же). Поэтому достаточно один раз утвердить свой шаблон и работать по нему.
Кто подписывает
Обычно списание проводит комиссия, назначенная приказом руководителя: председатель и члены комиссии осматривают ценности и подписывают акт. Подписывает и материально ответственное лицо — кладовщик, прораб, руководитель подразделения. Утверждает акт руководитель.
Какие причины указывать
• Израсходовано на работы — с номером договора, заказа или объекта.
• Порча, бой, брак — что именно произошло.
• Истёк срок годности.
• Износ, поломка — для инструмента и инвентаря, с заключением, можно ли восстановить.
Чем конкретнее причина, тем меньше вопросов потом: «материалы израсходованы на ремонт по договору № 15» понятнее, чем «использованы в работе».
Как не ошибиться в суммах
Количество и цена берутся из учёта — по той цене, по которой материалы приняты. Итоговая сумма пишется цифрами и прописью. Если позиций много, удобнее, когда таблица и сумма прописью собираются автоматически, а не набираются вручную.
Образец акта в Word
В шаблоне — основание и состав комиссии, материально ответственное лицо, таблица материалов с единицами, количеством, ценой, суммой и причиной списания, итог прописью, заключение комиссии и подписи. Квадратные скобки — заготовки под ваши значения.
Скачать шаблон акта на списание · docx, 10 КБ
Акт из карточки amoCRM
Если материалы списываются на заказы клиентов — в строительстве, ремонте, сервисе, — акт удобно собирать прямо из сделки: позиции, количества и номер договора уже там. Виджет «Автогенерация Документов» собирает документ из данных карточки amoCRM по вашему шаблону: подставляет поля, склоняет слова, пишет суммы прописью и считает позиции с НДС, а готовый файл кладёт на ваш Google Диск. Документ создаётся кнопкой в карточке, по этапу воронки, шагом бота, по расписанию или запросом с сайта. Цена — 399 ₽ в месяц за пользователя amoCRM, от 5 пользователей. Похожим образом устроены и другие документы по сделке — счёт и акт выполненных работ: «Счёт и акт из amoCRM автоматически».
Акт на списание — первичный документ: в нём обязательны наименование, дата, кто составил, что и почему списывается, количество и сумма, должности и подписи (402-ФЗ, ст. 9). Единой формы нет — шаблон утверждает руководитель. Подписывают комиссия и материально ответственное лицо, причина пишется конкретно, сумма — цифрами и прописью.