Счёт и акт из amoCRM — без напоминаний «не забудь выставить»

Где теряются деньги

Счёт, выставленный через день после договорённости, оплачивают хуже, чем выставленный сразу: у клиента появляется время передумать. Акт, забытый в конце месяца, задерживает закрывающие документы и оплату следующего периода. Договор, который руководитель «посмотрел в мессенджере», через месяц невозможно найти вместе с решением.

Ни одна из этих проблем не про отсутствие шаблонов. Они про то, что документ создаёт человек, когда вспомнит. Значит, лечится это тем, что документ создаётся событием: сделка дошла до этапа, бот получил ответ клиента, наступило последнее число месяца.

По этапу воронки: документ появляется сам

В цифровой воронке amoCRM на нужном этапе добавляется действие «Создать документы». Сделка попала на этап «Выставлен счёт» — счёт создан, ссылка для клиента готова. Повторное срабатывание второй документ не создаёт: если сделку вернули на этап и снова продвинули, дубля не будет.

Это ограничение не виджета, а amoCRM: цифровая воронка доступна с тарифа «Расширенный». Ручное и массовое создание, документы по расписанию и запросы из сайта работают на любом тарифе, где доступны виджеты.

Шагом Salesbot: счёт сразу в переписке

Если клиент договаривается с вами в мессенджере, счёт удобнее отправить туда же. В Salesbot есть шаг «Создать документы» с двумя выходами — «Документ создан» и «Не создан». В сообщении бота доступны номер документа и ссылка для клиента, так что бот сам пишет «Ваш счёт № … — ссылка».

Ветка «Не создан» нужна на случай, когда в карточке не хватает данных: бот может попросить их у клиента или поставить задачу менеджеру, а не отправить пустой документ.

Пакет: договор, счёт и акт одной кнопкой

Часто нужны сразу несколько документов: договор, счёт и спецификация. Для этого есть пакеты — набор шаблонов, которые создаются вместе. Менеджер запускает пакет из окна «Создать документ», пакет же работает в цифровой воронке и в шаге Salesbot.

У шаблона в пакете может быть условие: например, акт создаётся, только если сумма больше 100 000 ₽. Приложения получают номер договора — у пакета сквозная нумерация.

Акты в конце месяца и счета по абонементам — по расписанию

Регулярные документы настраиваются один раз: акты в конце месяца, счета по абонементам — каждый месяц в нужное число, раз в квартал или по дате из поля карточки. Итог приходит задачей: сколько документов создано и какие не получились.

Для разовых задач на сотни сделок есть массовое создание: шаблон или пакет, воронка и этап, условие по полям. Сначала виджет показывает «будет создано N, пропущено K», и только потом запускается создание с полосой прогресса.

Позиции, НДС и защита от второго счёта

Позиции берутся из счёта amoCRM или товаров сделки — от 1 до 100 строк, их можно поправить прямо в окне: количество, цену, скидку, ставку НДС. Скидка ставится на позицию или на весь документ и делится между строками пропорционально. НДС — «без НДС», «сверху» или «в цене», ставки 0, 5, 7, 10 и 22 %. В счёт подставляется QR для оплаты.

Двойной щелчок по кнопке второй счёт не создаст. Если такой документ по сделке уже есть, менеджер выбирает: открыть имеющийся, сделать новую версию с тем же номером или заменить. Номера идут по сериям без пропусков: номер резервируется перед созданием и возвращается, если создание сорвалось.

Согласование: крупный договор не уйдёт без руководителя

Согласование включается на шаблон: «нет», «всегда» или «по условию» — например, сумма больше 500 000 ₽. До трёх шагов подряд, согласующие — сотрудники или группы. Руководителю приходит задача в amoCRM со ссылкой: открыть документ, нажать «Согласовать» или «Вернуть» с комментарием, без входа в систему. На время отпуска назначается замещающий.

Клиенту уходит ровно согласованный снимок PDF. Пока документ не согласован, отправить его нельзя.

Клиент открыл, принял, оплатил — сделка двигается сама

Клиент получает ссылку на PDF без входа в amoCRM и без аккаунта Google и может нажать «Принять». Это не электронная подпись, а отметка о согласии с именем, должностью и временем — так и написано на странице. На каждое событие — «открыл», «принял», «оплатил» — виджет может оставить примечание, поставить задачу или перевести сделку на этап.

Статус «Оплачен» ставится сам — по полю сделки или по статусу счёта amoCRM. Нужно создавать документы из сайта, 1С или конструктора интеграций — для этого есть API с токеном аккаунта, правила те же, что и при ручном создании.