Автоматическое создание документов: как это устроено
Менеджер копирует прошлый договор и меняет данные руками — название клиента в шапке, реквизитах и подписи, ИНН, сумму цифрами и прописью. Мест для ошибки слишком много. Автоматическое создание документов убирает ручную правку: данные берутся из карточки клиента, а документ появляется сам, когда сделка дошла до нужного этапа. Разбираем, как это устроено и с чего начать.
Шаблон — ваш документ с метками
Шаблон — обычный файл Word, Excel, PowerPoint или документ Google. Там, где должно стоять значение, стоит тег: {{Сделка.Бюджет}}, {{Контакт.Телефон}}, {{Компания.ИНН}}. При создании документа на место тега встаёт значение из карточки. ФИО и должности склоняются в нужный падеж — «в лице Генерального директора Иванова Ивана Петровича», сумма прописью пишется сама и всегда совпадает с цифрой.
Шаблон из своего договора
Расставлять теги в длинном договоре руками долго. «Умная разметка» делает это за вас: укажите сделку, по которой договор был заполнен, — виджет найдёт в тексте название клиента, ИНН, адрес, даты, суммы и ФИО в любом падеже и предложит теги. Перед заменой сохраняется копия файла «до разметки», а «Проверить на сделке» покажет результат до первого клиента.
Документ создаётся сам
Цифровая воронка, в которой работает запуск по этапу, — функция amoCRM с тарифа «Расширенный».
Номера, согласование, клиент
Документ получает номер из серии без пропусков и повторов, крупный договор можно отправлять на согласование руководителю — по условию, например сумма больше 500 000 ₽. Клиент получает ссылку на PDF без входа куда-либо и может нажать «Принять»; на «открыл», «принял», «оплатил» виджет ставит задачу или переводит сделку на этап. Подробнее — в статье «Счёт и акт из amoCRM автоматически».
С чего начать
С одного документа, который делают чаще всего, — обычно это счёт или договор. В стартовом наборе виджета «Автогенерация Документов» восемь готовых шаблонов: счёт на оплату, акт, договор оказания услуг, договор поставки, спецификация, коммерческое предложение, товарная накладная и согласие на обработку персональных данных. Свои документы — из каталога 39 образцов или из вашего последнего договора через умную разметку.
Цена — 399 ₽ в месяц за пользователя amoCRM, от 5 пользователей; минимальный срок подписки — 6 оплаченных месяцев, при оплате на 6, 10 или 18 месяцев — 1, 3 или 6 месяцев в подарок. Пробный период — 7 дней или 30 созданных документов, что наступит раньше, со всеми функциями.
Автоматическое создание документов — это шаблон с тегами, данные из карточки клиента с падежами и суммой прописью и запуск без участия менеджера: по этапу воронки, шагом бота, пакетом или по расписанию. Начните с одного частого документа — счёта или договора.