Система управления проектами: что в ней важно на самом деле
Система управления проектами нужна, когда после продажи начинается работа с длинным циклом: производство на заказ, монтаж, ремонт, внедрение, разработка. Клиент спрашивает «когда будет готово», и ответ должен быть в одном месте, а не в переписке, таблице и памяти трёх человек. Разбираем, что такая система должна уметь, и даём реестр проектов в Excel для старта.
Что должна уметь система
Главная ошибка — вторая система
Продажи ведутся в CRM, проекты — в отдельном сервисе или таблице. Через месяц у компании две правды о клиенте: менеджер не знает, что монтаж перенесли, а прораб — что клиент просил другой срок. Поэтому проекты лучше вести там же, где продажи: тогда проект собирается из сделки, а клиент получает ответ «когда» без сбора по частям.
Сроки и зависимости
В виджете «Дела и Проекты» для amoCRM проект — это доска дел, привязанная к сделке, контакту, компании или покупателю. Диаграмма Ганта — с масштабом день, неделя, месяц, выходными и праздниками по производственному календарю РФ, линией «сегодня» и критическим путём: видно цепочку дел, сдвиг любого из которых двигает срок сдачи.
Между делами задаются связи «окончание → начало» или «начало → начало». Когда одно дело сдвигается, зависимые можно двигать сразу, спрашивать каждый раз или не трогать — выбор за вами. Базовый план и отклонение от него видны по каждому делу и по проекту.
Приёмка и отчёты
Перед проверкой от исполнителя можно потребовать отчёт: текст, процент готовности, файлы и фото. Дальше — «Принять» с оценкой от 1 до 5 или «Вернуть» с обязательной причиной; у каждого дела копится счётчик возвратов.
Руководитель видит просрочки по сотрудникам и проектам, долю дел, принятых с первого раза, среднюю оценку, время на каждом этапе, а таймер и план/факт часов — по делу, проекту и сотруднику с выгрузкой в Excel.
Проект запускается из сделки сам
Сделка дошла до нужного этапа — проект по шаблону создаётся автоматически: в цифровой воронке amoCRM есть действие «запустить проект», и то же доступно шагом в Salesbot. Есть 9 готовых шаблонов — проектирование, производство под заказ, монтаж или выезд, обслуживание, согласование, мероприятие, маркетинговая кампания, найм, оптовая поставка. Для подрядчиков без аккаунта amoCRM — «виртуальный исполнитель» с именем, телефоном и Telegram.
Реестр проектов: шаблон в Excel
Если проектов пока немного, начните с реестра: клиент, ответственный, план и прогноз сдачи, готовность. Отклонение и статус — зелёный, жёлтый, красный, сдан — считаются сами, справа сводка. Для одного проекта с этапами пригодится диаграмма Ганта в Excel.
Скачать реестр проектов · xlsx, 11 КБ
Сколько стоит
«Дела и Проекты»: За пользователя amoCRM, минимум 5 пользователей: 599 ₽ в месяц при оплате на 6 месяцев (+1 в подарок), 539 ₽ — на 10 месяцев (+3), 479 ₽ — на 18 месяцев (+6). Подрядчикам без аккаунта amoCRM лицензия не нужна. Пробный период — 14 дней со всеми функциями.
Система управления проектами должна показывать задачи и ответственных, сроки и зависимости, загрузку, приёмку и отчёты — и быть связана с продажей, иначе у компании две правды о клиенте. В amoCRM это закрывает виджет «Дела и Проекты»: проект из сделки по шаблону, Гант с критическим путём, приёмка с оценкой.