Журнал регистрации договоров: порядок вместо папки «Договоры»
Договоры лежат в почте, на диске и в шкафу, номера повторяются, а о том, что договор с ключевым клиентом закончился месяц назад, узнают, когда приходит счёт без основания. Журнал регистрации договоров решает это за 10 минут в день: каждый договор — строка с номером, контрагентом, суммой и сроком. Разбираем, какие графы нужны, как нумеровать и как не пропускать окончание сроков. В конце — шаблон Excel.
Какие графы нужны
Как нумеровать договоры
• Одно правило на всю компанию — например, «год — порядковый номер»: 2026-01, 2026-02.
• Номер присваивается при регистрации, а не когда «вспомнили».
• Без пропусков и повторов — номер договора ищут в переписке, счетах и актах.
Про нумерацию документов из CRM — статья «Нумерация документов».
Пример журнала
В шаблоне пять договоров. Журнал сам считает дни до окончания: договор с «Бетой» истекает через 18 дней — строка подсвечена жёлтым, а договор с «Дельтой» уже закончился, но всё ещё отмечен как «Действует» — строка красная. На листе «Сводка» видно: 4 действующих договора на 2 246 000 ₽, один истекает в ближайшие 30 дней, у одного срок прошёл.
Как не пропускать сроки
- 01
Регистрация в день подписания
Каждый договор — строка в журнале.
- 02
Срок — в задачу
Напоминание за 30 дней до окончания.
- 03
Решение
Продлить, перезаключить или закрыть.
- 04
Статус
Исполнен или расторгнут — сразу в журнал.
Шаблон журнала регистрации договоров в Excel
В шаблоне три листа: «Как пользоваться», «Журнал» — 13 граф, подсчёт дней до окончания и подсветка, список статусов, и «Сводка» — договоры по статусам, сумма действующих и сколько истекает за 30 дней. Открывается и в Google Таблицах.
Скачать шаблон журнала договоров · xlsx, 26 КБ
Реестр договоров ведётся сам — в amoCRM
Если договоры создаются из сделок, журнал можно не вести руками. Виджет «Автогенерация Документов» создаёт договор из карточки по вашему шаблону, присваивает номер и сам заносит документ в реестр аккаунта: название, номер, сумма, статус и ссылки, с фильтрами и выгрузкой для Excel. Сами тексты документов лежат на вашем Google Диске. Цена — 399 ₽ в месяц за пользователя amoCRM, от 5 пользователей; пробный период — 7 дней или 30 документов.
Журнал регистрации договоров — это строка на каждый договор: номер по единому правилу, контрагент с ИНН, сумма, срок, ответственный и статус. Регистрируйте в день подписания, считайте дни до окончания и ставьте напоминание за 30 дней.
Частые вопросы
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
