Номер договора, который не повторится
Номер договора берут из прошлого файла или из таблицы, и однажды у двух клиентов оказывается один и тот же «№ 15». Разбираем, как в amoCRM настроить серии номеров для договоров, счетов и актов так, чтобы номера шли подряд, без пропусков и повторов, — и как продолжить нумерацию, которую вы вели на бумаге.
Почему номера путаются
Когда номер присваивают вручную, его ищут в прошлом договоре или в общей таблице. Два менеджера берут один и тот же, кто-то пропускает, бухгалтер не может найти «счёт № 47», а номер в акте не совпадает с договором.
Серии номеров
В виджете «Автогенерация Документов» номера выдаются по сериям на вкладке «Нумерация». Для готовых шаблонов серии «Договор», «Счёт», «Акт» и другие уже настроены, свои добавляются кнопкой «Добавить серию».
Серию выбирают в настройках шаблона: договоры нумеруются по одной серии, счета — по другой. Тег {{Документ.Номер}} подставляет номер в документ при создании.
Как выглядит номер
У серии есть префикс и суффикс, число знаков и первый номер. В префиксе работают подстановки {ГГГГ}, {ГГ}, {ММ}, {ДД} и {сделка}: префикс Д-{ГГ}/ с четырьмя знаками даёт номера вида «Д-26/0001». Знаки добиваются нулями слева — при четырёх знаках седьмой договор получит 0007.
Сброс — каждый год, каждый месяц или никогда, то есть сквозная нумерация. Счётчик — общий на весь аккаунт или свой у каждой сделки: 1, 2, 3 внутри сделки.
Без дыр и без повторов
Номер резервируется перед созданием документа, а если создание сорвалось, возвращается — пропусков не остаётся. Номер удалённого документа остаётся занятым, поэтому повторов тоже нет.
Перед созданием менеджер видит, какой номер будет присвоен и из какой серии, а выдаётся номер только при создании. Пробный документ кнопкой «Тест» номер не тратит. Двойной щелчок по кнопке второй документ не создаст, а если по шаблону уже есть документ, можно открыть его или создать новую версию с тем же номером.
Продолжить бумажную нумерацию
Если до виджета договоры выписывали вручную, у серии с общим счётчиком есть «Следующий номер…»: нумерацию можно продолжить с нужного числа. Меньше уже выданных номер поставить нельзя — номера не повторятся.
В таблице серий видно, какой номер будет следующим и какой выдан последним. Удалить можно только серию, по которой ещё не выдавались номера и которая не назначена шаблонам.
Номер договора в акте и приложениях
Теги {{Документ.Договор.Номер}} и {{Документ.Договор.Дата}} подставляют номер и дату уже созданного по сделке договора — например, в акте «к Договору № …». Приложения к договору получают его номер: у пакета документов сквозной номер договора.
В реестре документы ищутся по названию и номеру, а название по умолчанию собирается как «Название шаблона № номер — клиент». Настройка серий по шагам — в инструкции.
Сколько стоит
Цена — 399 ₽ в месяц за пользователя amoCRM, от 5 пользователей; минимальный срок подписки — 6 оплаченных месяцев, при оплате на 6, 10 или 18 месяцев — 1, 3 или 6 месяцев в подарок. Пробный период — 7 дней или 30 созданных документов, что наступит раньше, со всеми функциями.
Серии номеров настраиваются один раз на вкладке «Нумерация»: префикс с годом или месяцем, число знаков, сброс, общий счётчик или свой у сделки. Номер резервируется перед созданием и возвращается при сбое, номер удалённого документа не переиспользуется, а бумажную нумерацию можно продолжить с нужного числа.