Сопроводительное письмо к документам: образец
Договор, счёт и акты уходят клиенту пачкой — и через неделю выясняется, что акт потерялся, а договор подписали не тот. Сопроводительное письмо решает это одной страницей: что отправлено, сколько экземпляров и что с ними сделать. Разбираем, из чего оно состоит, и даём образец в Word.
Зачем нужно сопроводительное письмо
• Фиксирует, какие документы и в каком количестве отправлены.
• Говорит получателю, что с ними сделать: подписать, вернуть, принять к сведению.
• Помогает быстро найти пачку документов, если она потерялась, — по исходящему номеру и дате.
Из чего оно состоит
1. Реквизиты отправителя — название, ИНН, адрес, контакты; на фирменном бланке они уже есть.
2. Исходящий номер и дата.
3. Адресат — должность, организация, ФИО.
4. Заголовок — «О направлении документов».
5. Текст — что направляете и по какому основанию: договор, запрос, счёт.
6. Перечень документов — с числом листов и экземпляров.
7. Просьба и срок — подписать и вернуть до такого-то числа или подписать в системе электронного документооборота.
8. Подпись и исполнитель — кому звонить с вопросами.
Как перечислить приложения
Удобнее таблицей: номер, название документа с номером и датой, число листов и экземпляров. В конце — строка «Приложение: на … л. в … экз.». Получатель сверит пачку за минуту, а при споре видно, что именно было отправлено.
Пример текста
«Направляем вам документы по договору № 15 от 1 октября 2026 года для подписания: договор в двух экземплярах, счёт № 112 и акт № 98 в двух экземплярах. Просим подписать документы и вернуть по одному экземпляру договора и акта до 15 ноября. Если по документам есть вопросы — напишите или позвоните исполнителю».
Номера, даты и сроки в примере — условные.
Частые ошибки
• Нет перечня — непонятно, всё ли дошло.
• Нет срока — документы лежат у клиента месяц.
• Нет контактов исполнителя — вопросы идут директору.
• Письмо и документы с разными номерами договора — признак того, что их собирали вручную из разных файлов.
Образец письма в Word
В шаблоне — реквизиты отправителя, исходящий номер и дата, адресат, обращение, текст с основанием, таблица документов с листами и экземплярами, просьба со сроком, строка «Приложение», подпись и исполнитель.
Скачать образец сопроводительного письма · docx, 9 КБ
Письмо и документы из одной карточки
Когда договор, счёт, акт и сопроводительное письмо собираются из одной сделки amoCRM, номера, даты и суммы в них совпадают сами. Виджет «Автогенерация Документов» собирает документ из данных карточки amoCRM по вашему шаблону: подставляет поля, склоняет слова, пишет суммы прописью и считает позиции с НДС, а готовый файл кладёт на ваш Google Диск. Документ создаётся кнопкой в карточке, по этапу воронки, шагом бота, по расписанию или запросом с сайта. Цена — 399 ₽ в месяц за пользователя amoCRM, от 5 пользователей. Ещё один частый документ к оплате — «Гарантийное письмо об оплате».
Сопроводительное письмо к документам фиксирует, что отправлено, в скольких экземплярах и что с этим сделать. В нём — реквизиты, исходящий номер и дата, адресат, заголовок «О направлении документов», основание, перечень документов с листами и экземплярами, просьба со сроком, подпись и исполнитель. Без перечня и срока письмо почти бесполезно.