Гарантийное письмо об оплате: что в нём писать и образец в Word
Клиент просит отгрузить сейчас, а заплатить через две недели, или просит рассрочку долга. Поставщику в такой ситуации нужно хотя бы письменное обещание с суммой и датой. Гарантийное письмо — это оно. Разбираем, что в нём должно быть, кто его подписывает и почему письмо о долге работает на поставщика, — и даём шаблон в Word с графиком платежей.
Что такое гарантийное письмо
Это письмо, в котором плательщик обещает оплатить конкретную сумму в конкретный срок. Его пишут, когда просят отгрузить товар или начать работы до оплаты, когда просят отсрочку или рассрочку долга. Единой формы закон не устанавливает.
Гарантийное письмо — не банковская гарантия: деньги обещает сам плательщик, а не банк. Поэтому ценность письма — в точности: сумма, основание, дата и подпись уполномоченного лица.
Что написать в письме
Слова «постараемся оплатить в ближайшее время» обесценивают письмо: в нём должна быть дата.
Почему письмо о долге полезно поставщику
Если в письме должник признаёт сумму долга и просит отсрочку или рассрочку, — это признание долга. Пленум Верховного Суда (постановление от 29.09.2015 № 43, п. 20) прямо относит к таким действиям «просьба должника о таком изменении договора (например, об отсрочке или о рассрочке платежа)», а также признание претензии и акт сверки, подписанный уполномоченным лицом.
Признание долга прерывает срок исковой давности (ГК РФ, ст. 203): после перерыва срок «начинается заново». Поэтому письмо с графиком платежей стоит хранить вместе с договором и документами по сделке.
График платежей
Если долг гасится частями, впишите в письмо таблицу: номер платежа, дата, сумма и итог. Итог должен совпадать с суммой долга. Пропуск платежа по графику — понятный повод для претензии.
Шаблон письма: скачать в Word
В шаблоне — бланк, адресат, обязательство с суммой и сроком, просьба об отгрузке или рассрочке, график платежей, счёт плательщика, контакт и подписи. Места для заполнения отмечены заготовками в квадратных скобках.
Скачать шаблон гарантийного письма · docx, 10 КБ
Гарантийные письма из amoCRM
Письмо подписывает плательщик, но подготовить его за клиента может ваш менеджер — так быстрее и без ошибок в реквизитах. Виджет «Автогенерация Документов» соберёт письмо из сделки: название, ИНН и КПП компании клиента, номер договора или счёта, сумму цифрами и прописью. Менеджер отправляет клиенту готовый текст — клиенту остаётся перенести его на бланк и подписать.
Готовый документ сохраняется в PDF для клиента и в Word для правок, получает номер из серии и ложится в карточку сделки. Этот шаблон письма тоже подойдёт: загрузите его, и «Умная разметка» заменит заготовки в квадратных скобках на теги.
Цена — 399 ₽ в месяц за пользователя amoCRM, от 5 пользователей; минимальный срок подписки — 6 оплаченных месяцев, при оплате на 6, 10 или 18 месяцев — 1, 3 или 6 месяцев в подарок. Пробный период — 7 дней или 30 созданных документов, что наступит раньше, со всеми функциями.
В гарантийном письме — сумма, основание, точная дата или график и подпись руководителя. Письмо с признанием долга и просьбой об отсрочке или рассрочке прерывает срок исковой давности (ГК, ст. 203; Пленум ВС № 43, п. 20) — храните его вместе с договором.