Учёт оплат клиентов: кто должен, сколько и как давно
Пока счетов немного, достаточно колонки «оплачено / не оплачено». Потом клиенты начинают платить частями, сроки расползаются, и на вопрос «кто нам должен» никто не отвечает без часа сверки. Разбираем, как устроить учёт оплат, чтобы долги и просрочка считались сами, — и даём шаблон.
Почему одной колонки «оплачено» мало
Колонка «оплачено / не оплачено» ломается на первой частичной оплате: клиент перевёл половину — что ставить? Вторая проблема — сроки: «не оплачено» по счёту, выставленному вчера, и по счёту двухмесячной давности — совсем разные ситуации, а в таблице они выглядят одинаково.
Два листа: счета и оплаты
На листе «Счета» оплаченная сумма собирается из журнала платежей по номеру счёта: =СУММЕСЛИ(Оплаты!B:B;A4;Оплаты!C:C). Клиент платит частями — в журнале несколько строк с одним номером, и все они сложатся. Номер счёта на обоих листах должен совпадать буква в букву.
Статус считается сам
Остаток = сумма счёта − оплачено. Дальше статус: остаток ноль — «оплачен»; срок оплаты прошёл, а остаток есть — «просрочен»; срок не прошёл, но часть пришла — «частично»; ничего не пришло — «ждём». Дни просрочки считаются от сегодняшней даты и обновляются при каждом открытии файла.
Формула статуса: =ЕСЛИ(H4<=0;"оплачен";ЕСЛИ(СЕГОДНЯ()>F4;"просрочен";ЕСЛИ(G4>0;"частично";"ждём"))).
Должники и сроки просрочки
Лист «Должники» собирает по каждому клиенту выставленное, оплаченное, долг и просроченную часть, разложенную по срокам: 1–30, 31–60 и больше 60 дней. Чем старше долг, тем меньше шансов его получить, поэтому важна не только сумма, но и возраст.
В примере на 28 октября 2026 года клиенты должны 372 500 ₽, из них просрочено 244 000 ₽ — 65%. Самый старый долг — у ИП Гусева: он оплатил половину счёта на 240 000 ₽, остаток 120 000 ₽ просрочен на 40 дней и попадает в корзину 31–60. У ООО «Вектор» второй этап оплачен наполовину и просрочен на 17 дней, у ООО «Бюро 7» счёт на 64 000 ₽ не оплачен уже 12 дней.
Как работать с просрочкой
Звоните в первые дни после срока, а не через месяц: долг до 30 дней обычно закрывается одним напоминанием. Фильтр по колонке «Статус» на листе «Счета» даёт список на сегодня: все «просрочен», отсортированные по дням просрочки.
Шаблон учёта оплат: скачать
Скачать шаблон учёта оплат · xlsx, 47 КБ
Чтобы оплаты попадали в таблицу сами
Если сделки ведутся в amoCRM, журнал оплат не обязательно вести руками. Виджет «Экспорт в Google Таблицы» в режиме «Журнал событий» добавляет новую строку на каждое событие — этот режим сделан как раз для реестров вроде «все оплаты». Выберите событие «Сделка перешла на этап» и этап «Оплачено» — в таблице будут только оплаты; с вариантом «И события из прошлого» в неё сразу добавятся оплаты за последние 7, 30, 90 дней или год.
Суммы и даты пишутся настоящими числами — их можно считать формулами. Свои колонки виджет находит по названию, а ваши формулы справа от выгрузки не трогает и сам протягивает их на новые строки. Так остаток, статус и дни просрочки из шаблона будут считаться по живым данным.
1 998 ₽ в месяц за аккаунт amoCRM, без счёта пользователей: 7 месяцев — 11 988 ₽, 13 месяцев — 19 980 ₽, 24 месяца — 35 964 ₽. Пробный период — 14 дней или 70 строк данных в таблицах, что наступит раньше.
Учёт оплат держится на двух листах: счета и платежи, связанные номером счёта. Тогда частичные оплаты складываются сами, статус и дни просрочки считаются от сегодняшней даты, а долги видно по возрасту. Платежи из amoCRM можно не переносить — журнал событий выгрузки добавит их сам.