График сменности: как составить на месяц и не оставить день без людей
График сменности обычно рисуют вручную: ставят «Р» по дням, потом кто-то уходит в отпуск, и выясняется, что в воскресенье на смене один человек. Разбираем, как построить график формулами — по типу смены и первому рабочему дню, — сразу видеть дни, где людей меньше нормы, и считать часы за месяц. Шаблон — в конце статьи.
Что такое график сменности
График сменности — расписание, кто и в какие дни работает, когда работа идёт дольше одной смены или без выходных: магазин, колл-центр, производство, служба поддержки. В нём должно быть видно три вещи: кто работает в каждый день, хватает ли людей и сколько часов набирается у каждого за месяц.
Если график обязателен для сотрудников, его нужно показать им заранее. Статья 103 Трудового кодекса: «Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом». Там же — запрет работать две смены подряд.
Типы графиков
Как посчитать рабочие дни формулой
Сменный график — это цикл от первого рабочего дня. Для 2/2 цикл длиной 4 дня: первые два — работа. Остаток от деления числа дней с начала цикла на 4 говорит, где мы в цикле: =ЕСЛИ(ОСТАТ(F$5-$C6;4)<2;"Р";""), где F5 — дата, C6 — первый рабочий день сотрудника.
Для «сутки через трое» цикл тоже 4 дня, но рабочий только первый: ОСТАТ(F$5-$C6;4)=0. Для 5/2 первый день не нужен — достаточно дня недели: =ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(F$5;2)<=5;"Р";"").
Первый рабочий день можно поставить и в прошлом месяце — цикл продолжится. Поэтому, чтобы получить график на следующий месяц, достаточно поменять одну дату вверху листа.
Как поставить людей в пару
Чтобы на смене каждый день был нужный минимум, сотрудников на 2/2 сдвигают друг относительно друга. В примере у четырёх человек первые рабочие дни — 1, 2, 3 и 4 декабря: в любой день двое работают, двое отдыхают. Пятый сотрудник на 5/2 усиливает будни, шестой — сутки через трое.
Отпуск и проверка минимума
Отпуск, больничный или замену вписывают в ячейку дня вручную: «О» — отпуск, «Р» — вышел вместо коллеги. Внизу листа — строка «На смене, человек»: сколько «Р» стоит в каждый день. Если людей меньше минимума из ячейки B3, день краснеет.
В примере Глеб Миронов уходит в отпуск 19–22 декабря. В воскресенье 20 декабря на смене остаётся один человек — ячейка подсвечена, а счётчик «Дней, где людей меньше минимума» показывает 1. Это видно до начала месяца, а не в тот день, когда клиенты ждут.
Смены и часы за месяц
Справа по каждому сотруднику — число смен и часы: смены, умноженные на часы в смене. В декабре 2026 Анна Смирнова на 2/2 по 12 часов набирает 16 смен и 192 часа, Дарья Лебедева на 5/2 по 8 часов — 23 дня и 184 часа, Егор Титов сутки через трое — 8 смен и 192 часа. Эти цифры нужны для табеля и проверки переработок.
Шаблон графика сменности: скачать
В B2 — любая дата месяца, в B3 — минимум людей на смене. По каждому сотруднику: имя, тип графика из списка (2/2, 5/2, 1/3), первый рабочий день и часы в смене.
Скачать шаблон графика сменности · xlsx, 24 КБ
Ячейка с ручной записью отпуска больше не пересчитывается при смене месяца — на новый месяц удалите старые «О».
Когда по графику раздаются заявки
Если по сменам работают менеджеры, которые принимают заявки, график важен не только для табеля. Заявка не должна уходить тому, у кого сегодня выходной или отпуск, — иначе клиент ждёт до следующей смены.
Виджет «Автораспределение сделок» раздаёт заявки в amoCRM по графику. Сменный график задаётся циклом от даты начала — есть готовые 2/2, 3/3, 1/3 (сутки через трое), 1/1, 5/2 или свой цикл; у каждого сотрудника может быть личный график вместо общего. Правило «только в рабочее время по графику» учитывает перерывы, праздники, отпуска и часовой пояс, а при уходе со смены заявки можно передать коллегам.
349 ₽ за пользователя amoCRM в месяц, минимум 5 пользователей. Помесячной оплаты нет: 6 месяцев + 1 в подарок — 2 094 ₽ за пользователя, 10 + 3 — 3 490 ₽, 18 + 6 — 6 282 ₽. Пробный период — первые 100 распределённых заявок; режим наблюдения и «Проверить правило» его не расходуют.
График сменности удобно строить формулой: тип смены и первый рабочий день сотрудника определяют все «Р» месяца. Строка «На смене» и минимум людей показывают провалы заранее, а часы за месяц считаются сами. Если по графику работают менеджеры, тот же график должен управлять и раздачей заявок.