Товарная накладная: реквизиты, ТОРГ-12 и образец в Excel
Накладная — документ, которым поставщик передаёт товар, а покупатель его принимает. По ней бухгалтерия обеих сторон отражает поставку, а в споре она доказывает, что товар получен. Разбираем, обязательна ли форма ТОРГ-12, какие реквизиты нужны по закону и когда вместо накладной оформляют УПД, — и даём шаблон в Excel, где суммы и НДС считаются формулами.
Обязательна ли форма ТОРГ-12
Унифицированную форму ТОРГ-12 утвердил Госкомстат (постановление от 25.12.1998 № 132), но сейчас она не обязательна: формы первичных учётных документов определяет руководитель компании (402-ФЗ, ст. 9, ч. 4). Многие по-прежнему пользуются ТОРГ-12: эту форму привыкли видеть бухгалтеры.
Обязательны не форма, а реквизиты первичного документа (ст. 9, ч. 2): название, дата, кто составил, что передано, количество и сумма с единицами измерения, должности и подписи с фамилиями и инициалами.
Что указать в накладной
Если груз забирает представитель покупателя, в накладной указывают номер и дату его доверенности — образец есть в статье про доверенность на получение товара.
Накладная, УПД и транспортная накладная
Универсальный передаточный документ (УПД) ФНС предложила письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@: это документ на основе формы счёта-фактуры, который одновременно служит первичным документом. Плательщики НДС часто оформляют один УПД вместо пары «накладная + счёт-фактура».
Транспортная накладная — другой документ: она оформляет перевозку груза, а не передачу товара покупателю.
Шаблон накладной: скачать в Excel
В шаблоне — стороны и основание, 20 строк товаров, ставка НДС по строке — 22 %, 10 %, 0 % или «без НДС», — суммы без НДС, НДС и с НДС по строке и итогом, подписи отпуска и приёмки. Ячейки для заполнения выделены жёлтым, на первом листе — инструкция.
Скачать шаблон товарной накладной · xlsx, 12 КБ
Накладные из amoCRM
Если продажи ведутся в amoCRM, накладная собирается из сделки. В стартовом наборе виджета восемь готовых шаблонов: счёт на оплату, акт, договор оказания услуг, договор поставки, спецификация, коммерческое предложение, товарная накладная и согласие на обработку персональных данных. Виджет «Автогенерация Документов» берёт товары сделки, реквизиты покупателя из карточки компании и считает НДС по налоговому режиму вашей компании; накладная получает номер из серии и ложится в карточку сделки.
Готовый документ сохраняется в PDF для клиента и в Word для правок, получает номер из серии и ложится в карточку сделки. Этот шаблон накладной тоже подойдёт: загрузите его, и «Умная разметка» заменит заготовки в квадратных скобках на теги.
Цена — 399 ₽ в месяц за пользователя amoCRM, от 5 пользователей; минимальный срок подписки — 6 оплаченных месяцев, при оплате на 6, 10 или 18 месяцев — 1, 3 или 6 месяцев в подарок. Пробный период — 7 дней или 30 созданных документов, что наступит раньше, со всеми функциями.
Форма ТОРГ-12 не обязательна (402-ФЗ, ст. 9, ч. 4) — обязательны реквизиты первичного документа. В накладной — стороны, основание, товары с ценами без НДС, ставкой и суммой НДС, подписи отпуска и приёмки и доверенность представителя. Плательщики НДС часто заменяют пару «накладная + счёт-фактура» одним УПД.