Абонементы и группы в amoCRM: сколько занятий у клиента осталось
В студии, школе или секции главный вопрос администратора — «сколько занятий у клиента осталось». Пока ответ живёт в тетради, каждая ошибка — это бесплатное занятие или обиженный клиент. Разбираем, как вести абонементы и группы там же, где клиенты.
Где обычно теряются занятия
Абонемент продали в одном месте, посещения отмечают в другом, а остаток пересчитывают в конце месяца. Списание задним числом, спор «я же отменяла заранее», заморозка, о которой договорились в мессенджере и забыли, — всё это всплывает в самый неудобный момент, у стойки администратора.
С группами похожая история: мест десять, а записалось двенадцать, или наоборот — место освободилось, но о нём никто не узнал, и занятие прошло полупустым.
Абонемент: пакет, безлимит и «корзины»
Удобнее всего, когда тип абонемента задаётся один раз: пакет на несколько посещений или безлимит на срок. Внутри одного абонемента бывают отдельные «корзины» по услугам и специалистам — например, отдельно групповые и персональные занятия.
Абонемент выдаётся клиенту, в том числе прямо из сделки, у него отмечается оплата и задаётся срок действия. Дальше остаток считается сам — администратору не нужно ничего пересчитывать.
Списание по факту прихода, а не по записи
Посещение резервируется в момент записи, а списывается только по отметке «пришёл». Если клиент отменил запись заранее, посещение возвращается само — спорить не о чем, история видна.
Корректировать остаток, передавать абонемент другому человеку и оформлять возврат может только администратор и только с комментарием. Через полгода по комментарию будет понятно, почему у клиента вдруг стало на два занятия больше.
Заморозка без пересчётов вручную
Если тип абонемента допускает заморозку, срок можно заморозить на несколько суток: дата окончания сдвигается ровно на эти сутки. Разморозили раньше — неиспользованные сутки возвращаются. Считать на калькуляторе новую дату окончания не нужно.
Остаток виден в карточке клиента
Остаток («Осталось визитов») и дата окончания записываются в поля контакта amoCRM, события абонемента — в примечания. Менеджер, который общается с клиентом, видит остаток, не открывая отдельных программ.
Абонементы связаны и с автоматизацией amoCRM: в Salesbot есть шаг, который сообщает клиенту остаток абонемента, а в цифровой воронке — действие «выдать абонемент», например на этапе после оплаты. По полю остатка удобно найти клиентов, у которых занятия заканчиваются, и предложить продление.
Групповые занятия: места и лист ожидания
Групповое занятие — это услуга с числом мест. Расписание задаётся сериями по дням недели или по одному занятию, у каждого — специалист, время и количество мест. Записывает менеджер или сам клиент на странице онлайн-записи.
Мест нет — клиент встаёт в лист ожидания. Освободилось место — оно предлагается первому в очереди на ограниченное время; не ответил — следующему. Администратору не нужно обзванивать очередь.
Посещаемость отмечает тренер — в мессенджере
Посещаемость отмечается в карточке занятия или прямо в боте специалиста. В MAX — командой /events: нажатие на имя отмечает пришедшего, есть кнопка «Все пришли». В Telegram отметка делается в виджете, в разделе «Занятия».
Отмеченная посещаемость делает занятие проведённым — по таким занятиям считается и зарплата тренеров, с процентом от цены одного посещения по абонементу.
Как это устроено в «Записи и Календаре»
Группы и абонементы — часть виджета «Запись и Календарь»: включаются на вкладках «Группы» и «Абонементы», после этого в левом меню amoCRM появляются пункты «Занятия» и «Абонементы». Подробно — в инструкции.
Пробный период — 14 дней или 50 записей (запись на занятие тоже считается). Цена зависит от числа активных специалистов: до трёх — 2 235 ₽ в месяц за весь аккаунт.
Абонемент перестаёт быть источником споров, когда посещение списывается по отметке «пришёл», отмена заранее возвращает его сама, а остаток виден в карточке клиента. Группы с листом ожидания заполняются без звонков администратора.