Журнал записи клиентов: без двойной записи и потерянных окон
Журнал записи — главный документ салона, клиники или студии. В тетради или простой таблице в нём легко записать двух клиентов на одно время или забыть, что после процедуры нужно 15 минут на подготовку. Разбираем, как устроить журнал, который сам находит накладки, показывает свободные окна и считает неявки, — и даём шаблон.
Что записывать
Перерыв — это тоже занятое время
Самая частая причина накладок — не невнимательность, а забытый перерыв. Маникюр длится 90 минут, ещё 10 уходит на подготовку места. Если следующую клиентку записать ровно через полтора часа, мастер опоздает к ней на 10 минут — и так весь день.
Поэтому в журнале две колонки: «Окончание» — когда кончается услуга, и «Занято до» — когда мастер снова свободен: =F4+E4/1440, где E — перерыв в минутах. Проверка накладок идёт по «занято до».
Как таблица находит накладку
Две записи пересекаются, если у одного специалиста в один день одна начинается раньше, чем освобождается мастер после другой, а заканчивается позже её начала. Формула считает такие записи, не трогая отменённые: =СЧЁТЕСЛИМН(H:H;H4;A:A;A4;B:B;"<"&G4;G:G;">"&B4;L:L;"<>Отменена"). Сама запись тоже попадает в счёт, поэтому накладка — когда результат больше 1.
В примере к Светлане Зуевой 9 ноября на 11:30 была записана клиентка, она отменила запись, и на освободившееся время поставили другую. Но маникюр с 10:00 занимает мастера до 11:40 с учётом перерыва — две строки подсвечены как «накладка», хотя «на глаз» время свободно.
Сетка дня: где свободно
Таблицу записей удобно вести, но окна в ней не видно. Для этого — лист «День»: выбираете дату, и по каждому мастеру получается сетка по 30 минут, где закрашены занятые слоты. Накладка отмечается в том получасе, где записи действительно пересеклись.
Неявки и загрузка мастеров
Неявка — главная скрытая потеря записи: время мастера занято, а денег нет. На листе «Специалисты» за выбранный период считаются записи, выполненные визиты, неявки и их доля, выручка и сколько потеряно на неявках. В примере у Ольги Петровой одна неявка из трёх прошедших визитов — 1 500 ₽ потерянной выручки.
Загрузка = занятые минуты с перерывами / рабочие часы за период. Если неявок больше 10%, напоминайте о записи за сутки и за пару часов — об этом подробно в статье «Неявки клиентов: напоминания о записи».
Шаблон журнала записи: скачать
Скачать шаблон журнала записи · xlsx, 44 КБ
Таблица показывает накладку уже после того, как её внесли, — она не мешает записать клиента на занятое время.
Когда запись идёт онлайн
Виджет «Запись и Календарь» ведёт запись прямо в amoCRM и не даёт записать двоих на одно время: после выбора услуги, специалиста и даты показываются только свободные окна по графику, а занятое время защищено от двойной записи. В услуге задаются «Перерыв до» и «Перерыв после» — это время тоже не предлагается другим клиентам. Двойную запись администратор может сделать только явно, отдельной галочкой, и это остаётся в истории.
Клиент получает напоминания — по умолчанию за сутки и за два часа, — а неявку отмечают одной кнопкой «Не пришёл». В сводке специалиста видна загрузка на 7 дней и за 30 дней — сколько визитов состоялось, сколько клиентов не пришли и сколько отменили.
От 2 235 ₽ в месяц за аккаунт: до 3 активных специалистов — 2 235 ₽, до 10 — 4 485 ₽, до 25 — 7 485 ₽, больше — по счёту. Помесячной оплаты нет: 6 месяцев + 1 в подарок, 10 + 3 или 18 + 6. Пробный период — 14 дней или первые 50 записей, что наступит раньше.
Журнал записи должен считать «занято до» с перерывом и проверять пересечения по нему, а не по началу следующей записи. Сетка дня показывает окна, а лист специалистов — неявки и загрузку. Онлайн-запись по свободным окнам решает накладки до того, как они случатся.