Учёт тендеров: реестр, в котором видно, где деньги и где сроки
Когда компания участвует в тендерах регулярно, закупки быстро расползаются по почте, закладкам и папкам. Пропущенный срок подачи — потерянная закупка, а забытое обеспечение — замороженные деньги. Разбираем, что должно быть в реестре тендеров, какие цифры считать и как не пропускать сроки, — и даём шаблон.
Что должно быть в реестре
Этапы закупки
Этапы задают одним списком для всех: Найден → Оцениваем → Готовим заявку → Заявка подана → Допуск → Выиграли / Проиграли / Отказались. Свободный текст вроде «вроде подали» или «ждём» не посчитать, а список — можно: сколько закупок на каждом этапе и на какую сумму.
Срок подачи: считать дни, а не помнить даты
Рядом с датой окончания подачи — сколько дней осталось: =G4-СЕГОДНЯ(). Формула пересчитывается каждый день сама. Если осталось 3 дня и меньше, а заявка ещё не подана, ячейка краснеет; после срока — становится серой.
Подсвечиваются только закупки, по которым заявку ещё готовят: у поданных срок уже не важен. Как не пропускать сроки и изменения извещения, — в статье «Как не пропустить срок подачи заявки».
Обеспечение: сколько денег заморожено
Обеспечение заявки — процент от НМЦК, который нужно внести на время закупки. По одной закупке сумма небольшая, но когда заявок много, замороженные деньги складываются в заметную сумму. В примере на этапах «Заявка подана» и «Допуск» заморожено 201 400 ₽: 6 400 ₽ по принтерам и 195 000 ₽ по видеонаблюдению с обеспечением 5%.
Снижение и маржа: стоит ли идти дальше
Снижение от НМЦК = 1 − наша цена / НМЦК. Маржа = (наша цена − себестоимость) / наша цена. Если на торгах снижение съедает больше, чем маржа, дальше идти нет смысла — и это видно до подачи, а не после победы.
В примере маржа ниже 10% подсвечена: по проекторам для колледжа она была 9,5% — и эту закупку проиграли. Среднее снижение у выигранных закупок — 7,0%: это ориентир, с какой ценой вы реально побеждаете.
Сводка: доля побед и деньги в обеспечении
Доля побед считается только по закупкам с итогом: выиграли / (выиграли + проиграли). В примере 2 из 3 — 67%. Отказы на долю побед не влияют, но их число стоит смотреть отдельно: много отказов — значит, поиск приносит лишние закупки и время уходит на их разбор.
Шаблон реестра тендеров: скачать
Скачать шаблон реестра тендеров · xlsx, 43 КБ
Когда закупок много
Реестр в таблице приходится обновлять руками: заказчик продлил срок — правите строку. Виджет «Тендеры» переносит закупки в amoCRM сам: в наборах фильтров задаются слова, ОКПД2, регионы, площадки и цена от и до, а по каждой подходящей закупке появляется сделка. Кнопка «Создать тендерную воронку» создаёт этапы Найден → Оцениваем → Готовим заявку → Заявка подана → Допуск → Итоги.
Виджет следит за изменениями извещения — срок подачи, дата итогов, статус, начальная цена, новые документы — и пишет их примечанием в сделку. Ответственный получает задачи: собрать документы за 3 дня до окончания подачи (можно от 0 до 30), подать заявку за час до окончания. Подписывает и отправляет заявку человек своей электронной подписью — виджет собирает пакет и открывает закупку.
Подписка на аккаунт, число сотрудников не ограничено: 6 месяцев — 23 990 ₽, 10 месяцев + 2 в подарок — 39 990 ₽, 18 + 6 — 71 980 ₽. Пробный период — 7 дней или 50 закупок, что наступит раньше. Доступ к сервису поиска закупок оплачивается отдельно, напрямую сервису.
Реестр тендеров держится на трёх цифрах: дни до подачи, деньги в обеспечении и маржа после снижения. Этапы — одним списком, доля побед — только по закупкам с итогом. Когда закупок много, их поиск и слежение за извещениями лучше отдать CRM.