Срок подачи заявки на тендер: как не узнать о переносе последним
Заявку можно подготовить идеально и всё равно не подать: дата осталась в письме, заказчик перенёс срок, а в отделе об этом узнали, когда приём уже закрылся. Закупка живёт и после публикации — меняются цена, сроки, документация, появляются протоколы. Разбираем, как держать это под контролем в amoCRM.
Срок теряется чаще, чем документы
Документы для заявки обычно собирают внимательно: их видно, их проверяют. Срок — это одна строчка в извещении. Её переписывают в календарь или в задачу руками, и именно здесь ошибаются: не ту дату, не тот часовой пояс, не ту закупку.
Вторая проблема — изменения. Заказчик может перенести срок, поменять начальную цену, обновить документацию или отменить закупку. Если за извещением никто не следит, отдел работает по устаревшим данным.
Задачи ставятся от срока подачи, а не от памяти
Когда закупка приходит в amoCRM сделкой, срок подачи уже лежит в её поле. От него задачи ставятся сами: собрать документы за несколько дней до конца, подать заявку, проверить итоги. За сколько дней напоминать и какой тип задачи ставить, задаёт администратор.
Так у каждой закупки в работе есть следующий шаг с датой, и руководитель видит просроченное в обычных задачах amoCRM, а не в отдельной таблице.
Сколько дней осталось — видно в списке
В разделе «Тендеры» в левом меню amoCRM собраны все найденные закупки: по какому набору условий нашлась, сколько дней осталось до подачи. Метка меняется по ходу работы: «2 дня до подачи», «11 дней до подачи», «заявка подана № А-114».
Список фильтруется по состоянию — в работе, заявка подана, завершённые — и ищется по названию, номеру закупки или заказчику. Сотрудник видит только те закупки, сделки по которым ему доступны в amoCRM: права проверяются на сервере.
Слежение за извещением: перенос, цена, отмена
Виджет «Тендеры» сверяет извещение по расписанию — от раза в 30 минут до раза в 6 часов. Перенос срока, смена цены, новый статус, отмена — в сделке появляется примечание, у ответственного задача, поля сделки обновляются. Новый срок подачи сразу становится новым сроком задач.
Итоги и отмена могут двигать сделку на этап, который вы назначили в наборе условий. По умолчанию стоит «не менять этап» — виджет не трогает то, что ведёт менеджер. При отмене закупки сделку можно закрывать автоматически, если так удобнее.
Журнал: что виджет сделал и почему
Всё, что виджет сделал с вашей CRM, видно в журнале: созданные сделки, изменения извещений, собранные пакеты, отметки о подаче. Там же отдельные записи «Закупка уже была в CRM» — если одну закупку нашли два сервиса — и «Пакет запросов сервиса израсходован».
Расход пакета запросов виджет считает сам и половину бережёт под поиск новых закупок: слежение за уже найденными не съедает весь лимит.
Настройки, которые стоит проверить в первый день
Частота слежения: для закупок с коротким сроком — чаще, для длинных можно реже. Напоминание о сборе документов — за несколько дней до срока, с запасом на подписание. Тип задачи — тот, по которому руководитель привык смотреть просрочку. Потолок сделок в сутки — чтобы широкий набор условий не завалил отдел.
Всё это настраивает администратор amoCRM в одном месте, программист не нужен. Пробный период — 7 дней или 50 закупок: этого хватает, чтобы проверить слежение на реальных извещениях.
Срок подачи нельзя держать в письме или в голове. Он должен жить в поле сделки, превращаться в задачи и обновляться сам, когда заказчик меняет извещение. Тогда о переносе отдел узнаёт из задачи в тот же день, а не из протокола итогов.