База клиентов в таблице — всегда свежая
Базу клиентов в таблице просят все: бухгалтерия, отдел рассылок, руководитель. Разовая выгрузка устаревает в тот же день. Разбираем, как виджет «Экспорт в Google Таблицы» держит контакты и компании amoCRM в Google Таблице: одна строка на клиента, и она обновляется сама при каждом изменении в amoCRM.
Строка на контакт или компанию
На первом шаге виджета «Экспорт в Google Таблицы» выбирается, что выгружать: сделки, контакты, компании или задачи. Для базы клиентов — контакты или компании: одна строка на запись. К контакту можно добавить поля его компании и задачи, к компании — поля основного контакта и задачи.
Таблицу можно выбрать свою или создать новую прямо из виджета — она появится в вашем Google Диске. Виджет получает доступ только к выбранной таблице, а не ко всему Диску.
Какие колонки
Колонки выбираются из полей amoCRM с поиском по названию, поля разбиты по записям: сам контакт, его компания, задачи. Телефон и почта идут сразу после основных полей. Всего — до 100 колонок.
Отдельная колонка — ссылка на карточку: из таблицы можно сразу перейти в amoCRM. Колонки можно переставлять прямо в таблице: виджет находит свою колонку по названию, а ваши колонки и формулы между ними не трогает.
Только нужные клиенты
Условия отбора необязательны: без них выгрузятся все записи. Для контактов и компаний доступны ответственные, теги («есть любой из» и «нет ни одного из»), дата создания — например, за последние 30 дней — и значения полей: равно, содержит, заполнено, пусто или в диапазоне. Например, «Город = Москва».
Таблица обновляется сама
По умолчанию выгрузка работает в реальном времени: amoCRM сама сообщает виджету об изменениях, и они попадают в таблицу за секунды; на тарифе amoCRM «Базовый» виджет проверяет изменения сам раз в полторы минуты. Раз в сутки ночью таблица сверяется с amoCRM.
Если контакт удалили в amoCRM, строка остаётся с пометкой «Удалена в amoCRM» и датой — или удаляется, если так настроить. Контакт, который перестал подходить под условия, можно оставить с пометкой, продолжать обновлять, перенести на лист «Архив» или удалить из таблицы.
Телефоны и почта: персональные данные
Google Таблицы хранятся за пределами России: по 152-ФЗ за хранение там имён, телефонов и почты клиентов отвечает владелец данных. Поэтому у колонок с телефоном и почтой есть галочка «Скрыть часть данных» — в таблицу попадёт, например, «+7 999 ***-**-67».
Другие способы выгрузки и чем они отличаются — в статье «Выгрузка из amoCRM в Google Таблицы».
Сколько стоит
1 998 ₽ в месяц за аккаунт amoCRM, без счёта пользователей и без доплат за число выгрузок: 6 месяцев + 1 в подарок — 11 988 ₽, 10 + 3 — 19 980 ₽, 18 + 6 — 35 964 ₽. Пробный период — 14 дней или 70 строк данных со всеми функциями. Все настройки — в справочнике виджета.
Виджет «Экспорт в Google Таблицы» держит базу клиентов в Google Таблице: строка на контакт или компанию, поля компании и задачи в той же строке, отбор по ответственным, тегам и полям. Изменения из amoCRM попадают в таблицу за секунды, а телефоны и почту можно частично скрыть.