Отчёт по задачам менеджеров: просрочки и сделки без задач — в одной таблице
Задачи в amoCRM — это план работы отдела. Но смотреть их в общем списке неудобно: рядом с задачей не видно ни этапа сделки, ни суммы, а сделки, по которым никто ничего не планирует, в списке задач не видны вовсе. Разбираем, как собрать отчёт, где задачи и сделки стоят рядом и обновляются сами.
Почему задачи в amoCRM трудно контролировать
Список задач в amoCRM отвечает на вопрос «что сделать сегодня», но не на вопрос руководителя «где буксует отдел». Рядом с задачей не видно этапа и суммы сделки, а встроенный экспорт задач выгружает их отдельно от сделок — свести два файла можно только руками.
Главная же проблема в том, чего в списке задач нет: сделок, у которых задач нет вовсе. Сделка на этапе «Переговоры» без следующего шага — это клиент, о котором забыли, и в отчёте по задачам его не найти.
Сделка без задачи — главный сигнал
Самый полезный отчёт по задачам — не список задач, а список сделок со счётчиками: сколько у сделки открытых задач и сколько просроченных. Сделка на рабочем этапе с нулём открытых задач — никто ничего не планирует. Просроченных больше нуля — менеджер отстаёт от собственного плана.
Такой отчёт читается за минуту: отфильтровали по этапу и «Открытых задач = 0» — получили список сделок, по которым нужно поговорить с ответственными сегодня.
Задача и её сделка — в одной строке
Виджет «Экспорт в Google Таблицы» выгружает задачи вместе со связанной записью: рядом с текстом, типом, ответственным и сроком задачи — название и этап сделки, имя контакта, название компании и ссылка на карточку. Кнопка «Частые поля» добавляет этот набор колонок сразу.
Пример: отфильтруйте таблицу задач по ответственному и сроку «сегодня» — получится план дня сотрудника с названиями сделок, этапами и телефонами клиентов. Любые другие поля сделки, контакта и компании — бюджет, воронка, ваши поля — добавляются колонками.
У сделки в строке — её задачи
В выгрузке сделок есть раздел «Задачи сделки»: «Открытых задач» и «Просроченных задач» — числами, по ним можно фильтровать и считать (сделка без задач — это 0, а не пустая ячейка). Ближайшая задача — срок, текст, тип и ответственный отдельными колонками. И список открытых задач — до десяти в одной ячейке, по одной на строке.
Ближайшей считается задача с самым ранним сроком: пока просроченную не сделали, она главная.
Отчёт обновляется сам
Задачу создали, перенесли или закрыли — строка в таблице обновляется за несколько секунд. Число просроченных пересчитывается само, когда наступает срок задачи: в amoCRM для этого ничего менять не нужно. На тарифе amoCRM «Базовый» уведомлений об изменениях нет, и виджет проверяет их сам раз в полторы минуты.
Ваши формулы, фильтры и сводные таблицы рядом с выгрузкой виджет не трогает: строку записи он находит по ID, поэтому сортировка ничего не путает.
Три отчёта, которые стоит собрать в первый день
Сделки без следующего шага. Выгрузка сделок рабочих этапов с колонками «Открытых задач» и «Ближайшая задача: срок». Фильтр «Открытых задач = 0» — список для планёрки.
Просрочки по менеджерам. Та же выгрузка и сводная таблица Google по ответственному: сумма «Просроченных задач». Видно, у кого план разошёлся с делом.
План дня. Выгрузка задач со сделкой и телефоном контакта, фильтр по сроку «сегодня» — менеджер видит, кому звонить, и не открывает каждую карточку.
Сколько это стоит
1 998 ₽ в месяц за аккаунт amoCRM, без счёта пользователей и без доплат за число выгрузок: 11 988 ₽ за 6 месяцев + 1 в подарок, 19 980 ₽ за 10 + 3, 35 964 ₽ за 18 + 6. Пробный период — 14 дней или 70 строк данных. Телефоны и почту клиентов в таблице можно скрыть маской — Google Таблицы хранятся за пределами России.
Отчёт по задачам полезен тогда, когда показывает не только задачи, но и сделки без них. Счётчики открытых и просроченных задач в строке сделки и сделка рядом с каждой задачей превращают список дел в план работы отдела, который обновляется сам.