Отчёт по продажам: показатели, виды и шаблон
Отчёт по продажам нужен, чтобы ответить на три вопроса: сколько продали, выполняем ли план и что изменить. Если он отвечает только на первый, это не отчёт, а выписка. Разбираем, какие бывают отчёты по продажам, какие показатели в них включить, как сравнивать цифры — и даём шаблон в Excel.
Что такое отчёт по продажам
Отчёт по продажам — сводка результатов отдела за период: выручка, число продаж, средний чек, выполнение плана и то, откуда пришли покупатели. Хороший отчёт сравнивает цифры с планом и с прошлым периодом и показывает, где именно отклонение: у какого менеджера, в каком канале, на каком этапе.
Виды отчётов по продажам
Ежедневный. Короткий оперативный срез: новые заявки, продажи за день, оплаты, что сорвалось. Нужен руководителю отдела на утренней планёрке.
Недельный. Динамика к прошлой неделе и прогноз выполнения месячного плана.
Месячный план-факт. Главный отчёт: план и факт по выручке и числу продаж, процент выполнения, причины отклонений.
По менеджерам. Выручка, сделки, конверсия и средний чек каждого — основа для мотивации. Образец — в статье «Отчёт менеджера по продажам».
По источникам. Сколько заявок и продаж дал каждый канал и сколько стоил клиент — чтобы перераспределить рекламный бюджет.
По товарам и услугам. Что продаётся, что лежит, где самая высокая маржа.
Какие показатели включить
Выручка и число продаж за период.
Выполнение плана — факт ÷ план × 100 %.
Средний чек — выручка ÷ число продаж.
Конверсия — продажи ÷ заявки за тот же период (или по когорте заявок).
Новые заявки и сделки в работе — задел на следующий период.
Причины отказов — сколько и почему потеряли.
Подробнее о том, как считать каждый показатель, — в статье «Показатели отдела продаж».
Как сравнивать цифры
С планом — чтобы видеть выполнение. С прошлым периодом — чтобы видеть тренд. С тем же месяцем прошлого года — если у бизнеса есть сезонность, иначе каждый январь будет выглядеть провалом.
Заранее договоритесь, что считается продажей: дата оплаты, дата отгрузки или дата закрытия сделки. Если менеджеры и бухгалтерия считают по-разному, отчёты не сойдутся, и половина планёрки уйдёт на выяснение, чья цифра верная.
Шаблон отчёта по продажам в Excel
В шаблоне — лист сделок, план по менеджерам и лист «Отчёт»: план и факт по каждому менеджеру, процент плана, выигранные и проигранные сделки, конверсия, средний чек и сделки в работе, а также продажи по источникам за месяц. Месяц выбирается в одной ячейке, остальное считается само. Как устроен шаблон — в статье «Таблица продаж: шаблон».
Скачать шаблон отчёта по продажам · xlsx, 15 КБ
Частые ошибки
Ручное копирование. Данные выгружают из CRM в файл раз в неделю — к планёрке цифры уже вчерашние, а формулы ломаются при вставке новой выгрузки.
Только выручка. Без заявок, конверсии и сделок в работе отчёт не объясняет, почему план не выполнен.
Средние без разбивки. Общая конверсия отдела скрывает, что один менеджер закрывает 30 % заявок, а другой — 5 %.
Как собирать отчёт без ручной выгрузки
Если отчёты живут в Google Таблицах, а сделки — в amoCRM, виджет «Экспорт в Google Таблицы» выгружает в таблицу сделки, контакты, компании и задачи и обновляет ту же строку через несколько секунд после изменения в amoCRM (на тарифе «Базовый» — раз в полторы минуты). Для отчёта удобен скользящий период — «текущий месяц» или «за последние N дней», а для планёрки — снимок по расписанию, например в понедельник в 9:00.
Бюджет и числовые поля попадают в таблицу числом, даты — датой: по ним можно считать, строить сводные таблицы и диаграммы. Виджет пишет только в свои колонки — ваши формулы, цвета, фильтры, диаграммы и сводные таблицы рядом с выгрузкой он не трогает, а формулы справа протягивает на новые строки. Ночная сверка исправляет расхождения.
1 998 ₽ в месяц за аккаунт amoCRM — без счёта пользователей и без доплат за число выгрузок. Периоды: 6 месяцев + 1 в подарок — 11 988 ₽, 10 + 3 — 19 980 ₽, 18 + 6 — 35 964 ₽. Пробный период — 14 дней или 70 строк данных в таблицах, что наступит раньше.
Отчёт по продажам показывает выручку, число продаж, средний чек, выполнение плана, конверсию и источники — и сравнивает их с планом, прошлым периодом и сезоном. Определение продажи согласуют заранее, а данные лучше получать из CRM автоматически, чтобы отчёт не устаревал к планёрке.