Учёт рабочего времени сотрудников: как вести и зачем
Руководитель видит, что команда «загружена», но не понимает чем: один сотрудник перерабатывает, другой полдня ждёт задачи, а проект клиента съел вдвое больше часов, чем заложили в цену. Учёт времени отвечает на эти вопросы — если вести его по задачам, а не только для табеля. Разбираем способы, пример расчёта загрузки и даём шаблон Excel.
Два разных учёта времени
Нормальная продолжительность рабочего времени — не больше 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). Но табель не скажет, куда ушли эти 40 часов. Дальше — про второй учёт.
Способы учёта по задачам
• Таблица — сотрудник вписывает часы в конце дня. Дёшево, но цифры «по памяти».
• Таймер в задаче — время идёт, пока задача открыта. Точнее и не требует отдельного действия.
• Учёт в CRM — время привязано к клиенту и сделке, видно, во что обходится каждый проект.
Пример: загрузка и проекты
В шаблоне — две недели ноября, три сотрудника, норма 80 часов на каждого. Итоги считаются формулами:
Вывод из одной таблицы: часть задач Анны можно отдать Виктории, а цену следующего проекта для «Беты» — пересчитать.
Как внедрить, чтобы цифрам верили
- 01
Договориться о задачах
Каждый час привязан к задаче или проекту.
- 02
Считать сразу
Время пишется, пока задача открыта, а не в пятницу.
- 03
Смотреть раз в неделю
Загрузка и план / факт по проектам.
- 04
Решать
Перераспределить задачи и уточнить оценки.
Шаблон учёта времени в Excel
В шаблоне три листа: «Как пользоваться», «Учёт» — дата, сотрудник, проект, задача, часы и оплачивает ли клиент, и «Итоги» — загрузка каждого против нормы, доля оплачиваемых часов, план и факт по проектам с отклонениями. Открывается и в Google Таблицах.
Скачать шаблон учёта времени · xlsx, 25 КБ
Время считается само — в amoCRM
Если задачи и проекты команды живут в amoCRM, время удобнее считать там же. В виджете «Дела и Проекты» учёт времени включается сам: открыли дело — пошёл отсчёт. На экране «Мой день» видно время за день и кнопку «Таймер», а часы складываются в отчёты «Загрузка» и «План / факт часов» — всего семь отчётов с выгрузкой в CSV. Цена — от 479 ₽ за пользователя в месяц, от 5 пользователей; пробный период — 14 дней.
Табель отвечает на вопрос «сколько отработал», учёт по задачам — «на что ушло время». Привязывайте каждый час к задаче, считайте время сразу, раз в неделю смотрите загрузку и план / факт по проектам — и перераспределяйте задачи.
Частые вопросы
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
