Качество данных в CRM
Рассылка ушла на пустые адреса, менеджер звонит клиенту, с которым вчера говорил коллега, а отчёт по выручке не сходится с бухгалтерией. Почти всегда причина одна — грязные данные: дубли, пустые поля, телефоны в пяти форматах. Разбираем, по каким критериям оценивают качество данных, как посчитать его для своей базы в процентах, откуда берётся мусор и как не пускать его в CRM, — и даём шаблон аудита в Excel.
Что такое качество данных
Данные качественные, когда по ним можно действовать без перепроверки: позвонить по телефону, отправить письмо, выставить счёт по реквизитам, доверять отчёту. Для CRM это значит: один клиент — одна карточка, нужные поля заполнены, форматы единые, информация свежая.
Плохие данные стоят денег не сразу, а потом: потерянной заявкой, двумя менеджерами на одном клиенте, неверной суммой в счёте, решением по отчёту, который считал дубли дважды.
Критерии качества данных
Каждый критерий можно посчитать в процентах — тогда «база грязная» превращается в цифры, а цифры можно улучшать и проверять раз в месяц.
Как оценить качество базы клиентов
Выгрузите контакты в Excel и посчитайте по каждому критерию долю записей, которые проходят проверку. В шаблоне это делается само: вставляете выгрузку — получаете отметки по каждой строке и итог.
Проверка каждой строки: телефон приводится к одному виду перед поиском дублей
Телефоны перед проверкой приводятся к одному виду: «+7 (999) 000-00-01» и «8 999 000 00 01» — это один номер 79990000001. Без этого дубли не найти: в примере Анна Петрова записана дважды с разным написанием имени и телефона, а Сергей Волков — у двух разных ответственных.
Итог в процентах и цели: зелёное — цель достигнута, красное — нет
Откуда берётся мусор
Ручной ввод
менеджер торопится: телефон без кода, имя одним словом, компания без кавычек
Несколько каналов
клиент написал в чат, потом позвонил и оставил заявку на сайте — три карточки
Импорт
старую базу загрузили поверх текущей без проверки на совпадения
Нет обязательных полей
сделка дошла до счёта без ИНН — реквизиты потом ищут в переписке
Никто не отвечает
у данных нет владельца, поэтому их никто не чистит
Как держать базу чистой
- 01
Правила
какие поля обязательны и в каком формате
- 02
Проверка на входе
формат и дубли — при создании записи
- 03
Чистка
поиск и слияние дублей по расписанию
- 04
Замер
раз в месяц — те же проценты
Проверка на входе дешевле чистки: обязательные поля на нужном этапе и проверка формата ИНН, БИК, счёта и телефона не пускают ошибку в базу. Для карточки сделки это умеет виджет «Умная карточка», а как проверяют ИНН — в статье «Проверка ИНН».
Дубли, которые уже накопились, ищут и сливают. Как это устроено в amoCRM — в статье «Дубли в CRM».
Дубли контактов в amoCRM — сами
Виджет «Дубли контактов» ищет дубли контактов и компаний по телефону, e-mail, похожему имени или названию с порогом схожести и по вашим полям — ИНН, ОГРН, номеру договора. Объединение настоящее: дубль перестаёт существовать, а перед слиянием открывается окно сверки каждого поля.
Окно сверки: что совпадает и что переедет в основную запись
Запускать можно вручную из карточки, массово из списка найденных пар, по расписанию или кнопкой «Сканировать сейчас»; в карточке контакта или компании появляется баннер и метка «Дубль?». Цена — от 8 994 ₽; пробный период — объединение первых 50 записей, поиск, история и аналитика — без ограничений.
Шаблон аудита качества базы
Три листа: «Контакты» — вставьте выгрузку, проверки посчитаются по каждой строке на 100 записей (растягивается вниз); «Итог» — проценты по критериям, индекс качества и цели; «Как пользоваться».
Скачать шаблон аудита качества данных · xlsx, 23 КБ
Качество данных — это полнота, правильный формат, уникальность, актуальность и согласованность; каждый критерий считается в процентах. Мусор приходит с ручным вводом, несколькими каналами и импортом. Дешевле не пускать его в базу — обязательные поля и проверка формата на входе — и регулярно сливать накопившиеся дубли.
Частые вопросы
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
