Матрица Эйзенхауэра: приоритеты задач
День забит, а главное — план на квартал, обучение нового менеджера — снова переносится на завтра. Срочное съедает важное, если их не разделить. Разбираем матрицу Эйзенхауэра: как за пять минут разложить задачи на четыре группы и что делать с каждой — с примером и шаблоном, который считает срочность сам.
Что такое матрица Эйзенхауэра
Это таблица два на два, названная по имени Дуайта Эйзенхауэра. Каждую задачу проверяют двумя вопросами: важна ли она — ведёт ли к цели, деньгам или клиенту — и срочна ли — горит ли срок. Получается четыре группы.
Пример: 10 задач руководителя
В шаблоне — десять задач на 16 ноября. Срочной считается задача, до срока которой осталось не больше двух дней; важность отмечает сам руководитель.
Из десяти задач лично и сегодня руководителю нужны две. Три уходят в календарь с датами, три — сотрудникам, две — из списка.
Что считать важным, а что срочным
• Важно — то, что двигает цель: деньги, клиенты, люди, продукт. Если задачу не сделать, через месяц будет хуже.
• Срочно — то, у чего близкий срок. Не путайте срочность с громкостью: «горит» у коллеги — не значит срочно для вас.
• Срочность — по дате. Задайте порог, например «до срока два дня и меньше», и пересматривайте матрицу каждое утро: задача из второго квадранта сама переходит в первый, если её не делать.
Частые ошибки
• Всё «важно и срочно». Если в первом квадранте двадцать задач, критерий важности слишком широкий.
• Второй квадрант без дат. «Запланировать» значит поставить дату и время, а не «когда-нибудь».
• Делегировать без контроля. Поручение без срока и проверки возвращается в первый квадрант. Как поручать — в статье «Делегирование задач».
Срочное съедает важное. Если каждый день начинать с почты и звонков, план на квартал так и останется задачей «на завтра».
Шаблон матрицы в Excel
В шаблоне три листа: «Как пользоваться»; «Задачи» — задача, срок и важность, срочность и квадрант считаются сами по сегодняшней дате и порогу в днях; «Матрица» — четыре квадранта со списками задач, по шесть в каждом.
Скачать шаблон матрицы Эйзенхауэра · xlsx, 13 КБ
Если важная задача — большая цель, сначала сформулируйте её по SMART: «SMART-цели».
Приоритеты — в задачах команды
Когда задачи — это работа с клиентами и сделками, удобнее видеть срочность сразу в CRM. «Дела и Проекты»: доска «По срокам» — просрочено, сегодня, на неделе, без срока, — канбан по этапам с лимитом дел на этапе и сохранённые виды вроде «Мои просроченные». Дело получает исполнителя, срок, чек-лист и подзадачи, а результат принимается с оценкой — так делегирование не теряется. От 479 ₽ за пользователя в месяц, от 5 пользователей; пробный период — 14 дней.
Матрица Эйзенхауэра делит задачи на четыре группы: важно и срочно — сделать сейчас, важно и не срочно — запланировать с датой, срочно и не важно — делегировать, остальное — убрать. Срочность считайте по сроку, а не по громкости, важность — по цели, и пересматривайте матрицу каждое утро.
Частые вопросы
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
