Расписание занятий: шаблон и правила
Два занятия в одном зале, тренер записан в два места сразу, клиент пришёл — а мест нет. Расписание в чате или на доске ломается, как только групп становится больше десятка. Разбираем, как составить расписание занятий на неделю, чтобы не было пересечений и пустых мест, — и даём шаблон, который сам находит конфликты.
С чего начать
- 01
Залы
Сколько помещений и сколько мест в каждом.
- 02
Тренеры
Кто и в какие дни работает.
- 03
Занятия
Направления, длительность, уровень.
- 04
Сетка
День × время, без пересечений.
Сначала ограничения, потом занятия: зал и тренер — ресурсы, которые не могут быть в двух местах сразу, а число мест решает, сколько клиентов вы можете принять.
Правила хорошего расписания
• Постоянное время. Одно и то же занятие — в один и тот же день и час каждую неделю: клиенту проще встроить его в свою неделю.
• Запас между занятиями. В одном зале оставляйте время на смену групп и уборку — занятие «встык» сдвигает следующее.
• Нагрузка по спросу. Смотрите, какие занятия заполнены и где есть лист ожидания, — туда добавляйте группы. Пустые слоты переносите.
• Видимые места. Клиент должен видеть, сколько мест осталось, — тогда он записывается заранее, а не приходит «наугад».
Как не поставить два занятия в один зал
Пересечение — это когда в тот же день и в том же зале одно занятие начинается раньше, чем закончилось другое. В шаблоне это проверяет формула СЧЁТЕСЛИМН: тот же день, тот же зал, начало раньше конца и конец позже начала. Больше одного совпадения — «зал занят».
В примере в среду пилатес в зале 1 идёт с 18:00 до 19:30, а йога в том же зале начинается в 19:00 — обе строки подсвечены красным. Так же проверяется тренер: один человек не может вести два занятия одновременно.
Места и лист ожидания
Число мест — это зал и формат: на йогу в небольшом зале — 12 ковриков, на функциональный тренинг — 14. Колонка «Свободно» показывает остаток: в примере понедельничный пилатес заполнен — 10 из 10, — и новых клиентов записывают в лист ожидания.
Лист ожидания работает, только если освободившееся место быстро предлагают следующему: иначе место пропадает, а клиент из очереди уходит.
Шаблон расписания на неделю
В шаблоне три листа: «Как пользоваться»; «Занятия» — день, время, занятие, тренер, зал, места и записано, свободные места и проверки «зал занят» и «тренер занят»; «Неделя» — сетка «день × час», которую удобно распечатать или отправить клиентам.
Скачать шаблон расписания занятий · xlsx, 16 КБ
Расписание и запись — в amoCRM
«Запись и Календарь»: занятие — это тренер, помещение и число мест. Занятия создаются по одному или сериями по дням недели; записывает менеджер или сам клиент на странице занятия, где видно «осталось N мест». Мест нет — клиент встаёт в лист ожидания; место освободилось — его предлагают первому в очереди на ограниченное время, не ответил — следующему.
Занятое время защищено на уровне базы данных: два менеджера одновременно не запишут двух клиентов к одному специалисту или в одно помещение. Абонементы с остатком посещений и зарплата тренеров по вашим ставкам — там же. От 2 235 ₽ в месяц за аккаунт (до 3 специалистов); пробный период — 14 дней или 50 записей.
Как вести абонементы и группы — в статье «Абонементы и групповые занятия в amoCRM».
Расписание занятий начинается с ограничений — залов, мест и графиков тренеров, — а уже потом занятия. Одно занятие — в одно и то же время, между группами — запас, места видны клиенту, а пересечения по залу и тренеру ловит формула или система записи. Заполненные группы — повод добавить слот, пустые — перенести.
Частые вопросы
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
