Контроль исполнения поручений
Совещание прошло, решения приняты, а через неделю никто не помнит, кто что обещал. Поручения тонут в чатах, сроки сдвигаются, а руководитель узнаёт о просрочке, когда уже поздно. Разбираем, как построить контроль исполнения поручений — от протокола совещания до журнала, где просрочки видно сразу, — и даём шаблон.
Почему поручения не выполняются
• Размытая формулировка. «Поработать над КП» нельзя выполнить — можно только поработать.
• Несколько ответственных. Когда отвечают трое, каждый ждёт, что начнёт другой.
• Срок «на неделе». Без даты нечего проверять — и нечего просрочить.
• Закрывает исполнитель. Галочку ставит тот, кто делал, и результат никто не смотрит.
• К списку не возвращаются. Следующее совещание начинается с новых тем, а старые поручения остаются в протоколе.
Как записать поручение
Если хотя бы одной строки нет, это пожелание, а не поручение. Проверьте каждое решение совещания по этим четырём вопросам до того, как все разошлись.
Протокол совещания: образец
- 01
Шапка
Номер, дата, участники, председатель и секретарь.
- 02
Повестка
Вопросы по порядку.
- 03
Решения
Каждое — поручением: что, кто, когда.
- 04
Рассылка
Протокол — участникам в тот же день.
Протокол без поручений — стенограмма. Его ценность — в разделе решений: по нему потом проверяют исполнение. В образце — оперативное совещание отдела продаж: три вопроса повестки и шесть поручений с ответственными и сроками, графа «Отметка о выполнении» и подписи.
Журнал контроля: как видеть просрочки
Поручения из всех протоколов переносят в один журнал. Статус считается по датам: «выполнено в срок», «выполнено с опозданием», «просрочено на N дн.», «срок через N дн.» или «в работе».
В примере на 16 ноября из шести поручений два выполнены — одно в срок, другое на день позже. Два просрочены — на 4 и на 2 дня, у одного срок завтра, ещё одно в работе. Исполнено в срок — 50 %. Справа сводка по ответственным: у кого сколько поручений и сколько просрочено.
Начинайте каждое совещание с журнала: что просрочено и почему. Тогда поручение не теряется между встречами, а сотрудники знают, что о нём спросят.
Прайс так и не обновили. Поручение дали на совещании и записали в общий чат. Через четыре дня клиенты всё ещё получали старые цены — и никто не мог сказать, кто должен был это сделать.
Шаблон: протокол и журнал поручений
В шаблоне три листа: «Протокол» — шапка, повестка и решения-поручения, удобно распечатать или отправить участникам; «Поручения» — журнал контроля со статусами по сроку и сводкой по ответственным; «Как пользоваться» — правила, без которых контроль не работает. Ячейку «Сегодня» замените на =TODAY(), и статусы будут считаться сами.
Скачать шаблон протокола и журнала · xlsx, 14 КБ
Поручения — делами в amoCRM
Журнал в таблице работает, пока его кто-то ведёт. «Дела и Проекты» переносит поручения в amoCRM: у дела есть постановщик, исполнители, наблюдатели и приёмщик. Закрыть дело просто так нельзя: исполнитель сдаёт отчёт, а руководитель принимает работу или возвращает.
В «Моём дне» у каждого счётчики — на сегодня, просрочено, ждёт моей приёмки, я поставил другим. Уведомления о новых делах, комментариях и просрочках приходят и в Telegram. Повторяющиеся поручения — каждый день, по будням, раз в неделю или раз в месяц — настраиваются один раз. От 479 ₽ за пользователя в месяц, от 5 пользователей; пробный период — 14 дней.
Поручение выполняется, когда в нём есть действие с проверяемым результатом, один ответственный и дата. Протокол фиксирует решения поручениями, журнал показывает просрочки, а совещание начинается с разбора журнала. Закрывает поручение тот, кто его дал, — после проверки результата.
Частые вопросы
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
