Счёт-фактура
Счёт-фактура нужен покупателю, чтобы принять НДС к вычету, а продавцу — чтобы отразить налог в книге продаж. Пропущенный срок или ошибка в реквизитах — и покупатель просит переделать документ. Разбираем, кто выставляет счёт-фактуру в 2026 году, в какой срок, что в нём обязательно и чем авансовый отличается от обычного, — и даём образец по действующей форме с расчётом НДС.
Что такое счёт-фактура
Налоговый кодекс называет его так: счёт-фактура — «документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом… сумм налога к вычету» (ст. 169, п. 1 НК РФ). Без него покупатель не может уменьшить свой НДС на налог, который заплатил продавцу.
Составлять его можно на бумаге или в электронном виде. Электронный — по взаимному согласию сторон и при наличии у обеих совместимых технических средств, обычно через оператора ЭДО.
Кто выставляет и кто может не выставлять
Счёт-фактуру составляют плательщики НДС — при операциях, которые облагаются налогом (ст. 169, п. 3 НК РФ). Это касается и компаний на УСН, которые платят НДС, в том числе по ставкам 5 % и 7 %.
Исключение одно и с условием: при продаже тем, кто не платит НДС или освобождён от обязанностей плательщика, счета-фактуры «по письменному согласию сторон сделки… не составляются». Нужна именно письменная договорённость — например, пункт в договоре. Для товаров, подлежащих прослеживаемости, исключение не действует.
Срок: не позднее пяти календарных дней
Срок один для отгрузки и для аванса: счёт-фактура выставляется «не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг)… или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты» (ст. 168, п. 3 НК РФ).
Проще всего не считать дни, а выставлять счёт-фактуру в день отгрузки или подписания акта: тогда документы по сделке выходят одним комплектом и не расходятся по датам.
Обязательные реквизиты
Пункт 5 статьи 169 НК РФ перечисляет, что должно быть в счёте-фактуре при отгрузке:
Подписывают счёт-фактуру руководитель и главный бухгалтер организации или лица, уполномоченные приказом или доверенностью; у ИП — сам предприниматель или уполномоченный по доверенности. Электронный счёт-фактура подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (ст. 169, п. 6).
Как заполнить: строки и графы
Форма утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (в редакции от 23.01.2026). В шапке восемь строк: (1) номер и дата, (1а) исправление, (2)–(2б) продавец, адрес, ИНН/КПП, (3) грузоотправитель, (4) грузополучатель, (5) платёжный документ при авансе, (5а) документ об отгрузке, (5б) счёт-фактура на аванс, (6)–(6б) покупатель, (7) валюта, (8) идентификатор госконтракта или договора.
В таблице — графы 1–14: номер строки, наименование, код вида товара, единица измерения, количество, цена, стоимость без налога, акциз, ставка, сумма налога, стоимость с налогом. Графы 10–14 — страна происхождения, номер декларации или партии и сведения о прослеживаемости — заполняют только для таких товаров; в остальных ставят прочерк.
Если продавец сам отправляет товар, в строке 3 пишут «он же». По работам и услугам в строках 3 и 4 продавец вправе поставить прочерк — так сказано в правилах заполнения.
Пример: товар и услуга в одном счёте-фактуре
Если у услуги нет единицы измерения, количества и цены, по правилам заполнения в графах 1б, 2, 2а, 3 и 4 «налогоплательщик вправе поставить прочерки», а стоимость пишут сразу в графу 5. В графе 6 для товаров без акциза так и пишут: «без акциза». Так же — в образце ниже.
Авансовый счёт-фактура и НДС 22/122
Получили предоплату — в течение тех же пяти календарных дней выставляете счёт-фактуру на аванс. В нём меньше реквизитов (ст. 169, п. 5.1): номер и дата, стороны, номер платёжного документа, что будет поставлено, валюта, сумма оплаты, ставка и сумма налога.
Налог с аванса считают по расчётной ставке: ставка делится на 100 плюс ставка (ст. 164, п. 4). При 22 % это 22/122: из аванса 61 000 ₽ налог — 11 000 ₽. При 10 % — 10/110, на УСН — 5/105 или 7/107. Когда товар отгрузят, на отгрузку выставляют обычный счёт-фактуру — в тот же срок, пять календарных дней.
Ошибки, которые не лишают вычета, и те, что лишают
Закон разделяет ошибки на две группы. Если по счёту-фактуре налоговая может понять, кто продавец и покупатель, что продано, по какой цене, по какой ставке и сколько налога, — такие ошибки не основание для отказа в вычете (ст. 169, п. 2). Опечатка в адресе или лишний пробел — не повод паниковать.
А вот неверный ИНН, сумма налога, которая не сходится со ставкой, или старая ставка 20 % вместо 22 % мешают понять главное — такой документ лучше исправить. Исправленный счёт-фактуру выставляют с заполненной строкой (1а): номер и дата исправления.
Образец счёта-фактуры в Excel
Три рабочих листа: «Счёт-фактура» — образец по форме № 1137, где стоимость, налог и итог считаются сами; «НДС» — начислить налог сверху или выделить из суммы, в том числе из аванса; «Проверка» — 17 реквизитов из статьи 169 перед отправкой. На первом листе — нормы НК РФ дословно.
Скачать образец счёта-фактуры · xlsx, 14 КБ
Документы для клиента — из amoCRM
Счёт-фактуру обычно формирует учётная программа. А клиенту по сделке нужен комплект — договор, счёт, акт, КП, — и его удобно собирать прямо из amoCRM. Виджет «Автогенерация Документов» берёт реквизиты из карточек, позиции — из счёта или товаров сделки, считает НДС по налоговому режиму вашей компании (с 2026 года — 22 %, на УСН с НДС — 5 или 7 %) и пишет сумму прописью. Документ сохраняется в PDF для клиента и в Word для правок и получает номер из серии без пропусков.
Свой бланк тоже подойдёт: загрузите его, и «Умная разметка» предложит теги вместо заготовок. 399 ₽ за пользователя в месяц, от 5 пользователей; пробный период — 7 дней или 30 документов.
Счёт-фактура — основание для вычета НДС у покупателя. Выставляют его плательщики НДС не позднее пяти календарных дней с отгрузки или аванса, по форме № 1137 и с реквизитами из ст. 169. С аванса налог считают по ставке 22/122, а ошибки, которые не мешают понять стороны, товар, цену, ставку и налог, вычета не лишают.
Частые вопросы
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
