Журнал посещений
В студии, школе или клубе журнал посещений отвечает на три вопроса: кто пришёл, сколько занятий осталось в абонементе и кого пора вернуть. Пока он на бумаге или в голове администратора, клиент с последним занятием уходит без предложения продлить, а пропуски замечают, когда человек уже не вернулся. Разбираем, как вести учёт посещений, какие цифры считать, — и даём журнал в Excel.
Зачем вести учёт посещений
Журнал — это не отчётность ради отчётности. По нему видно, кому через неделю заканчивается абонемент, кто перестал ходить, какие занятия собирают полный зал, а какие — треть. И по нему считают зарплату тренеров, если она зависит от проведённых занятий и пришедших клиентов.
Без учёта потери тихие: клиент отходил абонемент и не продлил, потому что ему никто не предложил; клиент пропустил три занятия подряд, и никто не позвонил узнать, что случилось.
Что записывать в журнал
Отметки — только из списка. «+», «был», «ок» и «П» для таблицы — четыре разных значения, и формулы перестанут считать.
Посещаемость и заполняемость: две разные цифры
Посещаемость — сколько раз клиенты пришли из тех раз, когда должны были: «П» / («П» + «Н»). Заполняемость — сколько человек пришло на занятие из числа мест: пришло / мест.
Цифры из примера показывают разное: клиенты ходят хорошо, а группа полупустая. Значит, проблема не в удержании, а в наборе — и решать её нужно рекламой и записью новых клиентов, а не звонками старым.
Абонементы: остаток и продление
Остаток абонемента — сколько занятий куплено минус сколько отмечено «пришёл». Обычно занятие списывается по факту прихода; пропуск без предупреждения — по правилам вашего абонемента: списать или простить.
Подсказка «продлить» появляется, когда осталось два занятия или меньше: в примере таких пятеро. Предложение продлить на предпоследнем занятии — самый простой способ удержать клиента: он ещё ходит, и решение — в одну фразу.
Пропуски: кому звонить
Два пропуска подряд или два за месяц — повод позвонить. В примере у двоих клиентов по три пропуска: один ходит через раз, другая пропустила три занятия подряд и больше не приходила.
Звонок «мы вас потеряли, всё в порядке?» возвращает часть таких клиентов. Чтобы пропусков было меньше заранее, помогают напоминания о занятии — разбор в статье о неявках и напоминаниях.
Бумага, Excel или CRM
Бумажный журнал удобен у стойки, но ничего не считает: остаток абонемента, посещаемость и кому звонить приходится собирать вручную. Excel считает, если отметки ставят каждый день и в одном месте.
Когда групп несколько, а клиенты записываются сами, журнал лучше вести там же, где запись и оплаты: тогда отметка «пришёл» сразу списывает занятие, а остаток виден менеджеру в карточке клиента. Как устроены абонементы и группы в amoCRM, — в статье «Абонементы и групповые занятия».
Журнал посещений в Excel
Два рабочих листа: «Журнал» — клиенты группы, отметки «П» и «Н» по датам, остаток абонемента, посещаемость и подсказка «продлить» или «позвонить», внизу — сколько пришло на каждое занятие и заполняемость; «Сводка» — итог по группе. Жёлтое — ваши данные.
Скачать журнал посещений · xlsx, 13 КБ
Посещения и абонементы — в amoCRM
Виджет «Запись и Календарь» ведёт занятия по расписанию — сериями по дням недели или по одному, с числом мест. Мест нет — клиент встаёт в лист ожидания, и освободившееся место предлагается первому в очереди.
Посещаемость отмечается в карточке занятия, а тренер может отметить её в боте в MAX: нажатие на имя переключает «не отмечен → пришёл → не пришёл», кнопка «Все пришли» отмечает всех сразу. Абонемент — пакет занятий или безлимит на срок: посещение резервируется при записи и списывается по отметке «пришёл», отмена заранее возвращает его, а остаток и дата окончания записываются в поля контакта.
449 ₽ за пользователя в месяц, от 5 пользователей; пробный период — 14 дней или 50 записей.
Журнал посещений — клиенты, даты занятий и отметки «П» и «Н» из списка. Из него считаются остаток абонемента, посещаемость и заполняемость групп. Остаток два занятия — предложить продление, два пропуска — позвонить.
Частые вопросы
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
