Этапы управления проектом
Проект начинается с «давайте сделаем», а через месяц никто не может сказать, что в него входит, сколько осталось и кто за что отвечает. Управление проектом — не программа и не модная методология, а пять этапов, через которые проходит любой проект, от открытия офиса до внедрения CRM. Разбираем, что делать на каждом, какой документ его закрывает и как выбрать метод — каскадный, гибкий или канбан, — с планом проекта в Excel.
Что такое управление проектом
Проект — работа с понятным результатом, сроком и бюджетом, которая когда-то заканчивается: открыть офис, запустить сайт, внедрить CRM. Управлять проектом — значит получить этот результат в срок, в бюджет и того качества, о котором договорились.
Три величины связаны между собой: объём работ, срок и деньги. Добавили объём — вырастет срок или бюджет. Сократили срок — придётся урезать объём или добавить людей. Хорошее управление делает эти решения явными, а не случайными.
Пять этапов проекта
Исполнение и контроль идут одновременно: контроль — не отдельный месяц в конце, а еженедельная сверка плана с фактом.
Инициация и планирование: что сделать
• Цель и результат. Не «улучшить продажи», а «второй офис продаж открыт и принимает клиентов с 1 февраля».
• Что входит и что не входит. Список работ с границами: ремонт помещения входит, мебель на склад — нет.
• Сроки и связи. Какие работы зависят друг от друга — подробно в статье «Диаграмма Ганта».
• Ответственные. У каждой работы — один человек, а не «отдел».
• Риски. Что может пойти не так и что делаем заранее — в статье «Риски проекта».
Не переходите к исполнению, пока не готовы хотя бы состав работ, сроки и ответственные: дальше любое уточнение обходится дороже.
Исполнение, контроль и завершение
• Еженедельная планёрка. Что сделано, что мешает, что меняется в плане — с решениями и сроками.
• План и факт. Раз в неделю — сроки, деньги и качество против плана. Отставание на два дня видно сразу, а не через месяц.
• Изменения через согласование. Каждое «а давайте ещё» — с оценкой: сколько дней и денег оно добавит.
• Приёмка и разбор. Результат принимают по чек-листу и акту, а команда записывает уроки: что сработало и что не повторять.
Проект «закончили» три раза. Офис открыли, но мебель доставили через две недели, а приёмку так никто и не провёл: заказчик считал проект открытым, подрядчик — закрытым.
Методы управления проектами
Методы часто сочетают: каскадный план с критическим путём на весь проект и канбан-доска для команды на каждый день. Подробнее о доске — в статье «Канбан-доска».
Как выбрать метод: 6 вопросов
• Результат и объём известны заранее и почти не изменятся? — каскадный.
• Требования уточняются по ходу, заказчик готов смотреть промежуточные версии? — гибкий.
• Работа — поток похожих задач: заявки, заказы, обращения? — канбан.
• Жёсткий срок и подрядчики, которые зависят друг от друга? — каскадный с критическим путём.
• Небольшая команда работает короткими циклами? — гибкий.
• Важно видеть, где застряли задачи, и не брать новые, пока старые не закончены? — канбан.
В шаблоне на листе «Метод» ответы «да» и «нет» превращаются в баллы и подсказку. Это ориентир, а не правило: решение за тем, кто отвечает за результат.
Шаблон: план управления проектом
В шаблоне три листа. «Этапы» — 11 пунктов по пяти этапам на примере открытия второго офиса продаж: что сделать, каким документом закрыть, ответственный, срок и статус; готовность каждого этапа считается сама. «Метод» — шесть утверждений, баллы и подсказка. «Как пользоваться» — правила.
Скачать план управления проектом · xlsx, 12 КБ
Проекты в amoCRM
Виджет «Дела и Проекты» ведёт проект там же, где сделка: диаграмма Ганта со связями и критическим путём, доска дел с переносом между этапами перетаскиванием, личный экран каждого сотрудника, загрузка команды, 9 готовых шаблонов проектов и отчёты с выгрузкой. Сделка выиграна — проект создаётся из шаблона сразу с этапами, делами, сроками и исполнителями. От 479 ₽ за пользователя в месяц, от 5 пользователей; пробный период — 14 дней.
Любой проект проходит пять этапов: инициация, планирование, исполнение, контроль и завершение. Закрывайте каждый документом, не начинайте работу без состава, сроков и ответственных, сверяйте план с фактом каждую неделю и выбирайте метод под проект, а не наоборот.
Частые вопросы
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
