Календарь записи клиентов
Клиент звонит: «А в четверг после шести есть?» — администратор листает тетрадь, переписку и общий календарь, пока клиент ждёт. Календарь записи должен отвечать на этот вопрос за секунду. Разбираем, как вести календарь записи клиентов, считать загрузку специалиста и превращать пустые окна в записи.
Что должен показывать календарь записи
• Свободные окна — чтобы ответить клиенту сразу.
• Кто и на что записан — имя, услуга, телефон в один клик.
• Перерывы и нерабочее время — чтобы не записать в обед или выходной.
• Загрузку — сколько времени специалиста продано, а сколько простаивает.
Журнал записи — это список записей; календарь — сетка времени, в которой сразу видно пустоты. Шаблон журнала — в статье «Журнал записи клиентов».
Как считать загрузку
Загрузка = занятые слоты ÷ доступные слоты, где доступные — без перерывов и нерабочего времени.
Пример из шаблона: мастер Анна, неделя с 16 ноября, слоты по часу — первый в 9:00, последний в 19:00, перерыв в 13:00, в субботу запись до 15:00. За неделю свободно 23 окна, загрузка — 58 %. По дням: понедельник, вторник, четверг, пятница и суббота — по 60 %, среда — 50 %.
Как заполнять пустые окна
• Показать клиентам свободное время. Онлайн-запись, где клиент сам видит окна, заполняет то, что администратор не успел предложить.
• Лист ожидания. Отменили запись — окно сразу предлагают тому, кто ждал.
• Напоминания. Напоминание за день снижает неявки, а значит, и «дыры» в последний момент. Подробнее — в статье «Неявки клиентов».
- Иванов · замерсегодня
- Петрова · счёт10:40
- Сидоров · договорвчера
- Кузьмин · доставкапн
«А в четверг после шести есть?» Если ответ ищут в трёх местах, клиент записывается туда, где ответили сразу.
Ошибки, из-за которых теряются окна
• Календарь в нескольких местах. Тетрадь у администратора, мессенджер у мастера — и двойная запись на одно время.
• Нет подтверждения. Клиент забыл, окно пропало.
• Перерывы не отмечены. Записывают в обед, мастер опаздывает на следующую запись.
Шаблон календаря записи на неделю
В шаблоне: специалист и первая дата недели, сетка «час × день» с записями, «перерыв» и «—» для недоступных слотов, свободные окна по дням и часам, загрузка по дням и за неделю с подсветкой. Для нескольких специалистов скопируйте лист.
Скачать календарь записи на неделю · xlsx, 10 КБ
Календарь, онлайн-запись и напоминания — в amoCRM
«Запись и Календарь»: календарь команды в одном окне — день и неделя, колонка на каждого специалиста, рабочие часы и перерывы, цвет записи по статусу; запись создаётся в один клик по свободному времени. Двоих на одно время не записать: занятое время защищено на уровне базы данных.
Онлайн-запись — страница на вашем адресе с услугами, ценами и специалистами: клиент выбирает день и время и получает ссылку, по которой может перенести или отменить запись. Новая запись приходит специалисту в MAX или Telegram с кнопками «Принять» и «Отклонить». От 2 235 ₽ в месяц за аккаунт (до 3 специалистов); пробный период — 14 дней или 50 записей.
Календарь записи должен за секунду показывать свободные окна, записи, перерывы и загрузку. Загрузка — занятые слоты к доступным: ниже 60 % — заполняйте окна онлайн-записью и листом ожидания, от 90 % — добавляйте часы. И главное — один календарь для всех, иначе двойные записи неизбежны.
Частые вопросы
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
