Складской учёт: как вести с нуля и не потерять остатки
Менеджер продал последние пять штук, а на складе их уже нет — ушли вчера по другому заказу. Или наоборот: товар лежит полгода, а в таблице его нет. Складской учёт отвечает на три вопроса: что есть, где лежит и сколько стоит. Разбираем, какие документы нужны, как считать остатки и себестоимость, и даём шаблон складского учёта в Excel.
Что такое складской учёт
Складской учёт — это записи о каждом движении товара: пришёл, переехал на другой склад, ушёл клиенту, списан. Из этих записей получается остаток на любую дату — по количеству и по деньгам.
Количественный учёт ведёт склад: сколько штук и где. Стоимостный — бухгалтерия: по какой себестоимости товар пришёл и ушёл. Если они ведутся в разных местах и сверяются раз в месяц, расхождения неизбежны.
Документы складского учёта
Унифицированные формы вроде ТОРГ-12 с 2013 года не обязательны: компания утверждает свои формы, если в них есть обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Образцы — в статьях «Товарная накладная» и «УПД: образец».
Как оценивать товар при списании
Один и тот же товар закупают по разным ценам, поэтому при продаже нужно решить, по какой себестоимости он ушёл. ФСБУ 5/2019 «Запасы» разрешает три способа:
Подробный расчёт с примерами — в статье «Себестоимость товара».
Пять правил, без которых остатки расходятся
Нет движения без документа
товар не берут со склада «под честное слово»
Один справочник товаров
артикул и штрихкод — у каждой позиции, без дублей «Кабель 2м» и «Кабель 2 м»
Резерв под заказ
продано, но не отгружено — уже не свободный остаток
Сканер, а не глаза
сборка по штрихкоду убирает пересорт
Регулярная инвентаризация
выборочно — каждый месяц, полностью — перед годовой отчётностью
Складской учёт в Excel: шаблон
Для небольшого склада Excel — нормальный старт. В шаблоне три листа: справочник товаров, журнал движения (одна строка — одна операция) и остатки, которые считаются формулами по журналу.
Остаток = приход − расход по товару и складу (функция СУММЕСЛИМН). Стоимость остатка — по средней цене прихода. Строки с остатком ниже минимального подсвечиваются — это сигнал заказать.
Скачать шаблон складского учёта · xlsx, 19 КБ
Когда Excel перестаёт справляться
Несколько менеджеров
двое продают один и тот же остаток — таблица не знает о резервах
Больше одного склада
перемещения «в пути» теряются между листами
Документы клиентам
счёт, УПД и чек делают в другой программе и переписывают товары руками
Кладовщик без компьютера
сборка и приёмка — на бумаге, ввод — вечером
Главная боль — разрыв между продажей и складом: менеджер работает в CRM, а остатки живут отдельно. Поэтому учёт выгоднее держать там, где продают.
Склад внутри amoCRM
Мы делаем виджет «Склад, оплаты и документы» — он скоро выйдет в амоМаркете. Менеджер собирает заказ прямо в сделке и в подсказке видит, сколько товара доступно на каждом складе с учётом резервов.
Заказ в сделке: остаток, резерв, оплата, отгрузка
Приход, перемещение со статусом «в пути», списание, инвентаризация и возвраты — документами склада; себестоимость считается по средней. Кладовщик работает в терминале на телефоне по PIN — без лицензии amoCRM. Отчёты: остатки на дату, движение, маржа, что заказать, оборачиваемость, неликвид.
Остатки по складам с резервами
Складской учёт — это журнал движений, из которого считается остаток по количеству и деньгам. Нужны документы на каждое движение, единый справочник товаров, резервы под заказы и регулярная инвентаризация. Excel подойдёт на старте, но когда продают несколько менеджеров, учёт лучше держать в той же системе, где идут продажи.
Частые вопросы
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
