Расписание репетитора: ученики, занятия, оплата
Пять учеников — расписание в голове. Пятнадцать — уже переписка с родителями в трёх мессенджерах, переносы, пропуски и вопрос «а сколько занятий у нас осталось?». Разбираем, как репетитору и учебному центру вести расписание, учёт занятий и оплат, как работать с пропусками и абонементами и как напоминать о занятиях, — и даём шаблон в Excel.
Что нужно вести
Расписание на неделю
Удобнее всего — сетка «дни × часы»: сразу видно свободные окна для нового ученика и не возникает двух занятий в одно время.
Сетка недели: видно свободные окна
Учёт занятий и абонементов
Абонемент — пакет оплаченных занятий: 4 или 8. Каждое проведённое занятие списывается, и таблица показывает, сколько осталось. Когда остаётся меньше двух — пора напомнить родителям об оплате следующего пакета.
Осталось одно занятие — напомнить об оплате
В примере у Сони из четырёх оплаченных занятий проведено три — таблица отмечает «напомнить об оплате». У Маши один пропуск без предупреждения: по правилам он списывается с абонемента, поэтому из восьми занятий осталось пять.
Пропуски и отмены: правила заранее
Отмена заранее
например, за 12 часов — занятие переносится без списания
Поздняя отмена или пропуск
занятие списывается с абонемента — договоритесь об этом до первого занятия
Перенос по вашей вине
занятие не списывается, предложите новое время
Правила — письменно
в сообщении родителям или договоре, чтобы не спорить потом
Онлайн-запись и напоминания
Если преподавателей несколько и заявки уже ведутся в amoCRM, расписание удобнее держать там же. Виджет «Запись и Календарь» ведёт запись к специалистам по их графикам, групповые занятия и абонементы; ученик или родитель может сам выбрать занятие, преподавателя и время на странице онлайн-записи, а перенести или отменить — по ссылке.
Онлайн-запись: занятие, преподаватель, время
Преподаватель получает уведомления о записях в MAX или Telegram, клиенту приходят напоминания о занятии, а каждая запись связана со сделкой и контактом в amoCRM.
Как устроены абонементы и групповые занятия — в статье «Абонементы и групповые занятия в amoCRM».
Шаблон расписания репетитора в Excel
Четыре листа: «Неделя» — сетка расписания, «Ученики» — абонементы и остаток занятий, «Занятия» — журнал со статусами и «Как пользоваться». Списывать ли пропуски — переключатель в одной ячейке.
Скачать шаблон расписания репетитора · xlsx, 13 КБ
Расписание репетитора — это не только сетка недели, но и учёт учеников, журнал занятий и абонементы с остатком. Правила отмен и пропусков согласуйте заранее и письменно; напоминайте об оплате, когда остаётся меньше двух занятий. Когда преподавателей несколько, расписание, запись и абонементы удобнее держать в CRM.
Частые вопросы
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
