ЭДО: что это простыми словами и как перейти на электронные документы
Закрывающие документы едут курьером неделю, теряются, а оригинал с подписью клиента ищут перед проверкой. Электронный документооборот убирает бумагу: УПД и акты подписываются электронной подписью и приходят контрагенту за минуты. Разбираем, что такое ЭДО простыми словами, почему электронный документ имеет ту же силу, что бумажный, и с чего начать.
Что такое ЭДО
ЭДО — электронный документооборот: компании обмениваются документами в электронном виде и подписывают их квалифицированной электронной подписью (КЭП). Такой документ юридически равен бумажному с собственноручной подписью (Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Первичные документы в электронном виде прямо разрешены законом о бухучёте (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ), а счета-фактуры — Налоговым кодексом (ст. 169 НК), если они составлены в формате ФНС и переданы через оператора ЭДО.
Как это работает
- 01
Создали документ
УПД, акт или счёт — в учётной программе или CRM
- 02
Подписали КЭП
подпись руководителя или уполномоченного сотрудника
- 03
Отправили через оператора
оператор ЭДО фиксирует время отправки и получения
- 04
Контрагент подписал
документ получил силу — у обеих сторон одинаковый экземпляр
Оператор ЭДО — компания, которая передаёт документы и фиксирует факт отправки и получения. Если у вас и у клиента разные операторы, их соединяет роуминг — настраивается в личном кабинете.
Какие документы передают через ЭДО
Подробнее о заполнении — в статьях «УПД: образец» и «Корректировочный счёт-фактура».
Формат УПД 5.03
Электронный УПД — это XML-файл в формате ФНС. С 1 апреля 2025 года действует формат 5.03 (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@). В нём две функции: СЧФДОП — счёт-фактура и передаточный документ, ДОП — только передаточный документ (для продавцов без НДС).
Для маркированных товаров в УПД передаются коды маркировки — графа КИЗ. Через ЭДО коды переходят от продавца к покупателю в системе «Честный знак»; подробнее — в статье «Маркировка товаров».
Когда без ЭДО не обойтись
Маркированные товары
опт: передача кодов между участниками оборота идёт через ЭДО
Крупные покупатели
сети и госзаказчики часто принимают закрывающие документы только в ЭДО
Много отгрузок
десятки комплектов документов в месяц — курьер и почта становятся дороже ЭДО
Удалённые клиенты
подпись за минуты вместо недели ожидания оригиналов
Как подключиться к ЭДО
Электронная подпись
КЭП руководителя выдаёт удостоверяющий центр ФНС; сотрудникам — подпись физлица с доверенностью
Оператор ЭДО
выберите оператора и зарегистрируйтесь; многие работают внутри учётных программ
Роуминг
проверьте, что ваш оператор связан с операторами ключевых клиентов
Приглашения
отправьте контрагентам приглашения к обмену
Начать можно с части клиентов: бумажный и электронный документооборот спокойно живут рядом.
ЭДО и amoCRM
Продажа обычно начинается в CRM, а документы делают в учётной программе — отсюда ручной перенос и ошибки. В виджете «Склад, оплаты и документы» (скоро в амоМаркете) УПД собирается из заказа и отгрузки в сделке и скачивается в XML по формату ФНС 5.03 (функции СЧФДОП и ДОП) — для загрузки в кабинет вашего оператора ЭДО или в учётную программу. Коды маркировки попадают в графу КИЗ.
УПД из заказа в сделке — PDF для клиента и XML для ЭДО
Если у вас настроена связка amoCRM с учётной программой, пригодится статья «Интеграция amoCRM с 1С».
ЭДО — обмен документами с квалифицированной электронной подписью через оператора: такой документ равен бумажному. Электронный УПД — это XML в формате ФНС 5.03. Чтобы начать, нужны электронная подпись, оператор ЭДО и роуминг с операторами клиентов; при торговле маркированными товарами ЭДО обязателен.
Частые вопросы
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
