Банкет в ресторане: как принять заявку, договориться и не потерять предоплату
В пятницу вечером в мессенджер ресторана пишут про банкет на 25 человек, администратор отвечает «уточню» — и в понедельник заказчик уже внёс предоплату в другом месте. Банкеты приносят крупный чек и новых гостей, но теряются чаще всего на первом шаге. Разбираем, как вести банкет от заявки до закрытия: что спросить, когда брать предоплату, как бронировать зал и что сделать после праздника.
Откуда приходят заявки на банкеты
Звонок администратору, сообщение в мессенджер, форма на сайте, комментарий в соцсетях, гость в зале, который спрашивает «а можно у вас отметить?». У каждого канала свой человек, и заявки расходятся по разным телефонам и тетрадям.
Правило первое: у всех заявок на банкет — одно место и один ответственный. Иначе никто не знает, сколько заявок было за неделю и сколько из них стали банкетами.
Что спросить в первом разговоре
Ответ с меню и ценой стоит отправить в тот же день. Заказчик обычно пишет в два-три места сразу и выбирает того, кто ответил первым и понятнее.
Этапы банкета
Заявка
дата, гости, повод, бюджет
Предложение
меню на гостя, зал, условия
Предоплата и бронь
дата закреплена за заказчиком
Подготовка
меню, рассадка, тайминг, закупка
Банкет
встреча, подача по таймингу, расчёт
После
спасибо, отзыв, повод вернуться
Каждый этап — понятный следующий шаг с датой: «перезвонить в среду», «напомнить о предоплате до пятницы». Без дат банкеты висят в статусе «думает» неделями.
Предоплата и бронь зала
Пока нет предоплаты, дата не закреплена — так и скажите заказчику, вежливо и с конкретным сроком: «Держим дату до четверга». Размер предоплаты — ваше решение, часто это 30–50 % от суммы меню.
Бронь должна сразу оказаться там, где её видит хостес, — иначе в тот же вечер в зал посадят гостей с улицы. Двойная бронь одного зала — самая неприятная ошибка банкетного менеджера.
Сколько еды и напитков нужно на гостя — в статье «Меню на банкет: как рассчитать на человека» с калькулятором в Excel.
За день до банкета
Число гостей
окончательное, с детьми
Меню и закупка
по окончательному числу
Рассадка и столы
схема и карточки, если нужны
Тайминг
когда горячее, когда торт, когда расчёт
Напоминание заказчику
время, адрес, что взять с собой
После банкета
На следующий день — короткое спасибо заказчику и просьба об отзыве. Гости банкета впервые увидели ваш зал: предложите им повод вернуться — бонусы, приглашение на ужин, акцию на день рождения.
Как отвечать на отзывы — в статье «Ответ на отзыв: шаблоны», как разбирать жалобы — «Работа с жалобами клиентов».
Где теряются банкеты
Ответ на следующий день
заказчик уже договорился с другими
Бронь в тетради
хостес не видит, зал отдают другим
Забытая предоплата
дата держится без денег, а потом заказчик пропадает
Нет следующего шага
заявка «думает» месяц и тихо умирает
Банкет — сделкой в amoCRM, бронь — в iiko
В виджете «Интеграция iiko и amoCRM» (скоро в амоМаркете) банкет живёт в сделке: заявка из мессенджера или звонка, меню, предоплата и бронь. Кнопка «Забронировать в iiko» открывает окно брони — зал, дата, время, число гостей и столы с занятостью; занятый на это время стол выбрать нельзя.
Статус брони из iiko — в сделке
Статусы брони из iiko — «бронь создана», «гости пришли», «бронь закрыта», «бронь отменена» — сами переводят сделку на нужные этапы. Отменить бронь можно из той же сделки с причиной, и отмена сразу уходит в iiko.
Банкет теряется чаще всего на первом шаге: ответ на следующий день, бронь в тетради, забытая предоплата. Собирайте заявки в одно место, отвечайте с меню в тот же день, держите дату до конкретного срока предоплаты, бронируйте зал там, где его видит хостес, и после праздника давайте гостям повод вернуться.
Частые вопросы
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
