Как открыть кафе: план, документы, бюджет и окупаемость
Кафе часто открывают «от любви к еде» и считают деньги уже после ремонта. Через полгода выясняется, что аренда съедает треть выручки, а до безубыточности не хватает двадцати гостей в день. Разбираем открытие кафе по шагам: формат, регистрация и документы, бюджет, месяц работы в цифрах, точка безубыточности и окупаемость — с расчётом в Excel, где все цифры можно заменить своими.
Шаг 1. Формат и концепция
Формат определяет всё остальное: площадь, оборудование, персонал и средний чек. Решите, кто ваш гость и зачем он придёт: обед рядом с офисом, ужин с семьёй, кофе по дороге.
Шаг 2. Бизнес-план в цифрах
Главная формула кафе: гости в день × средний чек × рабочие дни = выручка в месяц. Её сравнивают с расходами: продукты, аренда, зарплата, коммунальные платежи, налоги.
Честнее считать от осторожного числа гостей: в первые месяцы кафе ещё не знают. Если план сходится только при полной посадке каждый вечер, он не сходится.
Шаг 3. Регистрация: ИП или ООО
Кафе может открыть и ИП, и ООО. Важное ограничение — алкоголь: крепкий алкоголь и вино в общепите продают только организации с лицензией, поэтому, если они будут в меню, сразу регистрируйте ООО. Пиво и сидр может продавать и ИП, но с учётом в ЕГАИС.
Код деятельности — из группы 56.10 «Деятельность ресторанов и услуги по доставке продуктов питания». Налоговый режим выбирайте с бухгалтером: с 2026 года изменились правила НДС на упрощённой системе.
Шаг 4. Документы и уведомления
Уведомление Роспотребнадзора
о начале деятельности — до открытия, через Госуслуги; за работу без уведомления — штраф по ст. 19.7.5-1 КоАП
Помещение
договор аренды или собственность; требования пожарной безопасности
Производственный контроль
программа, журналы, договоры на дезинсекцию и вывоз отходов
Медкнижки
у всех, кто работает с продуктами
Онлайн-касса
регистрация в налоговой и договор с оператором фискальных данных
Маркировка и ЕГАИС
касса проверяет коды маркированных товаров перед продажей, приёмку пива подтверждают в ЕГАИС
Требования к общепиту меняются почти каждый год — перед открытием сверьтесь с актуальными правилами или с юристом.
Шаг 5. Бюджет открытия
Пример — кафе с кухней на 40 мест, около 85 м². Суммы условные, но пропорции типичные: больше всего уходит на ремонт с инженерией и на оборудование кухни.
Резерв — не роскошь: первые два-три месяца кафе почти всегда работает ниже плана, а аренду и зарплату платить нужно с первого дня.
Шаг 6. Месяц работы и окупаемость
Кафе с кухней и залом обычно окупается за полтора-три года. Если по расчёту выходит полгода — перепроверьте число гостей и расходы.
Точка безубыточности
Точка безубыточности — выручка, при которой кафе работает в ноль. Её считают так: постоянные расходы / (1 − доля переменных расходов в выручке). В примере постоянные расходы — 775 000 ₽ в месяц (аренда, зарплата, коммунальные, программы, маркетинг, прочее), переменные — 37,6 % выручки (продукты 30 %, эквайринг 1,6 %, налог 6 %).
Это число полезно знать наизусть: 56 гостей в день — минимум, ниже которого кафе работает в минус.
Бюджет и окупаемость кафе в Excel
В шаблоне три листа: вложения на открытие по статьям, месяц работы — выручка, расходы, прибыль и срок окупаемости — и точка безубыточности с числом гостей в день. Все суммы — пример, замените их своими сметами.
Скачать расчёт открытия кафе · xlsx, 13 КБ
Гости с первого дня — в базе
Окупаемость кафе держится на повторных гостях: тот, кто пришёл второй и третий раз, стоит дешевле нового. Собирайте базу с первого дня — телефон, имя, день рождения в программе лояльности — и смотрите, кто возвращается.
Если учёт ведётся в iiko, а продажи — в amoCRM, их можно связать: виджет «Интеграция iiko и amoCRM» (скоро в амоМаркете) показывает в amoCRM гостей, их чеки и бонусы и сам создаёт сделки по поводам «давно не был», «день рождения», «после первого заказа». Что такое iiko — в статье «iiko: что это за программа».
Открытие кафе начинается с формата и цифр: гости × чек × дни против продуктов, аренды, зарплаты и налогов. Регистрируйте ООО, если будет крепкий алкоголь или вино, уведомьте Роспотребнадзор до открытия, заложите резерв на первые месяцы и знайте точку безубыточности — сколько гостей в день нужно, чтобы не работать в минус.
Частые вопросы
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
