Сколько пользователей amoCRM вам нужно на самом деле

Кому лицензия нужна обязательно

Правило простое: лицензия нужна каждому, кто работает в системе руками и чьи действия должны быть подписаны его именем.

Менеджеры по продажам. Очевидный случай: они живут в карточках сделок.

Руководитель отдела. Даже если он не ведёт сделки сам, он ставит задачи, смотрит отчёты и слушает записи. Это полноценная работа в системе.

Те, кто принимает первичные обращения. Администратор, оператор, ресепшен — если заявка оформляется ими, им нужен свой вход.

Те, кто участвует в сделке после продажи. Монтажник, юрист, бухгалтер, если этап сделки зависит от их отметки.

Общий признак один: если по действию человека потом нужно будет спросить «кто это сделал», у него должен быть свой пользователь.

Кому лицензия не нужна

Здесь чаще всего и находится переплата.

Тем, кому нужны только цифры. Собственнику, который смотрит выручку раз в неделю, обычно достаточно отчёта на почту или дашборда — отдельный вход не нужен.

Подрядчикам на разовых задачах. Их подключают на время работ и отключают после. Лицензия — не подарок на память.

Сотрудникам смежных отделов «на всякий случай». Классика: взяли лицензии всему складу, потому что «вдруг понадобится». За год не зашёл никто.

Тем, кто взаимодействует через интеграцию. Если данные ходят из 1С или с сайта автоматически, человеку по ту сторону вход в CRM не нужен.

Проверочный вопрос: «что именно этот человек сделает в системе на следующей неделе?» Нет конкретного ответа — лицензия пока не нужна.

Считать ли на вырост

Обычный аргумент: «возьмём пять лишних, всё равно наймём». Считать стоит иначе.

Пять лишних лицензий на Расширенном тарифе — это около 78 тысяч рублей за год, которые уйдут за воздух, если найм сдвинется на полгода. А добавить пользователя можно в любой момент: доплачивается разница за оставшийся срок.

Поэтому рабочая схема такая: берём столько, сколько людей работает в системе сейчас, плюс один-два на ближайший найм — и добавляем по факту выхода людей. Единственный случай, когда «на вырост» оправдано, — если вы покупаете сразу на длинный срок и хотите зафиксировать текущую цену на всю команду, которая точно наберётся.

Что делать с уволившимися

Здесь теряют деньги тише всего: человек ушёл полгода назад, а лицензия за ним числится.

Не удаляйте пользователя — отключайте. При отключении его сделки, задачи и история остаются на месте, а лицензия освобождается и её можно отдать новому сотруднику. Удаление же путает историю: становится непонятно, кто вёл клиента.

Сначала передайте сделки. Перед отключением переназначьте ответственного, иначе активные сделки останутся без хозяина и тихо умрут.

Раз в квартал проверяйте список. Пять минут работы: открыть список пользователей и посмотреть, кто не заходил больше месяца. Обычно находится одна-две лишние лицензии.

Тариф и количество — это разные решения

Их часто путают. Количество пользователей — про то, сколько людей работает. Тариф — про лимиты и глубину автоматизации на каждого.

Бывает, что выгоднее взять меньше пользователей на Профессиональном, чем всю команду на Базовом: если сделки ведут трое, а остальным нужны только отчёты. Бывает наоборот. Какой тариф под какую задачу — подробно в статье какой тариф amoCRM выбрать.

И отдельный случай — команда из двух человек: для неё у amoCRM есть годовой пакет «Микро-бизнес», который считается не по обычной схеме.

Как посчитать точно

Соберите список людей и напротив каждого напишите, что он будет делать в системе. Те, у кого напротив имени пусто, — не пользователи.

Дальше остаётся подставить число в калькулятор лицензий: он посчитает стоимость по актуальным тарифам, покажет разницу между сроками оплаты и сразу добавит бонусные месяцы и наши виджеты, которые идут при покупке через нас. Если вы продлеваете действующую подписку на архивном тарифе, калькулятор считает и по ней.

Цена лицензии у партнёра такая же, как напрямую у amoCRM, — разница только в том, что к ней прилагается. Про это и про порядок оплаты — на странице оплаты и документов.