Распределение задач между сотрудниками: чтобы никто не тонул
Обычно задачи достаются тому, кто ближе, кто быстрее ответил или кто реже отказывает. Через месяц двое сотрудников тонут и срывают сроки, а у третьего половина недели свободна. Разбираем, как распределять задачи по загрузке: что посчитать, какие правила выбрать и как заметить перегруз раньше, чем сорвётся срок.
Признаки, что задачи распределены неравномерно
Число задач — плохая мера загрузки: две задачи по 20 минут и одна на два дня выглядят одинаково. Распределять честно можно только по часам.
Как распределить задачи: 6 шагов
Список на период
все задачи на неделю или месяц, включая повторяющиеся
Оценка в часах
грубо, с точностью до часа — этого достаточно
Норма на человека
часы в рабочем дне × рабочие дни периода, минус отпуска и встречи
Назначение
по навыкам и роли, затем сверка с нормой
Запас
10–15% нормы под срочное, чтобы горящая задача не ломала план
Пересмотр
раз в неделю: кто выше нормы, кто ниже, что перенести
Пример расчёта. В команде четыре человека, норма каждого — 8 часов × 5 дней = 40 часов в неделю. Задач на неделю — на 150 часов, в среднем по 37,5 часа на человека (94% нормы). Но по назначению у одного 52 часа (130%), а у другого 24 (60%). Если передать второму две задачи по 7 часов, у первого останется 38 часов, у второго станет 38 — оба в норме, и срочному есть куда встать.
Правила распределения: какое когда подходит
У каждой задачи — один ответственный, даже если исполнителей несколько: «поручили двоим» почти всегда значит «не сделал никто». Как поручать так, чтобы задачу сделали, — в статье «Делегирование задач сотрудникам», как держать сроки — «Контроль сроков выполнения задач».
Распределение задач по загрузке в amoCRM
В виджете «Дела и Проекты» для этого есть экран «Загрузка»: строка на каждого исполнителя (включая внешних подрядчиков), часы по дням — по оценке и плану дела. Чем плотнее день, тем насыщеннее цвет, больше нормы — красным; справа итого часов, процент от нормы и число дней с перегрузом.
Загрузка команды по дням — перегруз видно сразу
Цена — от 479 ₽ за пользователя в месяц (при оплате за 18 месяцев + 6 в подарок), базовая ставка — 599 ₽, минимум 5 пользователей; пробный период — 14 дней. Какие ещё экраны есть у виджета — в статье «Канбан-доска и загрузка сотрудников в amoCRM».
Задачи распределяют по часам, а не по количеству: оценка каждой задачи, норма на человека, назначение по навыкам со сверкой с нормой и запас под срочное. У каждой задачи — один ответственный, а загрузку пересматривают раз в неделю, пока перегруз не превратился в сорванный срок.
Частые вопросы
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
