Тендерный отдел: кто в нём нужен и как устроить работу
Тендерный отдел появляется, когда закупок становится больше, чем успевает один человек: заявки готовят в спешке, сроки держат в голове, а руководитель узнаёт о проигрыше постфактум. Разбираем, какие роли нужны, как выстроить процесс от поиска закупки до контракта и по каким цифрам видеть работу отдела.
Когда нужен отдел, а не один специалист
Пока закупок немного, всё делает один человек: ищет, считает, готовит документы, подаёт. Что входит в его работу, мы разбирали в статье «Тендерный специалист». Отдел нужен, когда появляются признаки перегруза:
Сроки
заявки подают в последний час, а часть закупок пропускают, потому что «не успели посмотреть»
Выбор
участвуют во всём подряд — нет времени оценить маржу, обеспечение и требования
Знания
всё держится на одном человеке: заболел или ушёл — работа встала
Видимость
руководитель не знает, сколько закупок в работе, на какую сумму и на каком шаге
Для amoCRM есть виджет для работы с тендерами: закупки с тендерных площадок попадают в CRM сделками, условия поиска задаются внутри CRM, сроки — задачами.
Роли в тендерном отделе
В небольшой компании роли совмещают, но разделять их по смыслу полезно всегда — так видно, где узкое место.
Поиск и отбор
настраивает поиск, ежедневно разбирает найденное и отсеивает закупки не по профилю
Подготовка заявок
собирает документы, готовит и подаёт заявку, следит за изменениями извещения и разъяснениями
Расчёт цены
считает себестоимость и минимальную цену, ниже которой участвовать нельзя
Юрист
проверяет проект контракта и требования, готовит запросы разъяснений и жалобы
Руководитель
принимает решение «участвуем или нет», утверждает цену, распределяет закупки и отвечает за результат отдела
Когда шаги одни и те же для всех закупок, их видно, а сроки не зависят от памяти. Типовой путь:
Найден
закупка подошла под поиск — заведена в работу с ответственным
Оцениваем
проверяют требования, обеспечение, сроки и маржу — решение «участвуем или нет»
Готовим заявку
документы, расчёт цены, вопросы заказчику
Заявка подана
ждём рассмотрения, следим за изменениями
Допуск
заявку допустили — торги или оценка
Итоги
победа — контракт и обеспечение исполнения; проигрыш — причина в отчёт
Решение «участвовать или нет»
Самая дорогая ошибка отдела — потратить неделю на заявку, по которой нельзя заработать. Поэтому до подготовки документов закупку проверяют по короткому списку:
Маржа
останется ли прибыль после снижения цены на торгах
Обеспечение
сколько денег заморозится на время заявки и контракта
Требования
опыт, лицензии, допуски — подходит ли компания
Сроки и штрафы
успеете ли исполнить контракт и сколько стоит просрочка
Оценивать отдел только по победам нельзя: побед может быть мало, потому что отдел честно отказывается от невыгодных закупок. Смотрите на всю воронку:
Рассмотрено закупок
сколько закупок отдел разобрал за месяц
Доля подач
сколько из рассмотренных дошли до заявки
Доля побед
сколько из поданных выиграно
Сумма контрактов
на сколько выиграно за период
Сорванные сроки
заявки, не поданные вовремя по вине отдела, — должно быть ноль
Где отдел теряет закупки
Чаще всего — на сроках и изменениях. Заказчик продлил подачу или поменял требования, а в таблице старая дата; документы лежат в почте у одного сотрудника; найденную закупку переслали в чат, и никто не взял её в работу. Нужен один список закупок, где у каждой есть ответственный, этап, срок подачи и все документы.
Виджет «Тендеры» приносит закупки из вашего сервиса поиска закупок в amoCRM сделками (доступ к сервису вы оплачиваете ему напрямую) и раскладывает их по отделу:
все закупки набора фильтров — одному сотруднику или по очереди между сотрудниками
Задачи по срокам
собрать документы за выбранное число дней до окончания подачи и подать заявку
Слежение
сменились срок подачи, дата итогов или начальная цена — примечание в сделку и обновлённые поля; по итогам сделка сама переходит на этап «Подведены итоги»
Отмена
закупку отменили — сделка закрывается, ответственному ставится задача проверить её
Все закупки отдела — одним списком в amoCRM
Цена виджета — 23 990 ₽ за 6 месяцев или 39 990 ₽ за 12 месяцев (10 + 2 в подарок) за весь аккаунт amoCRM, число сотрудников не ограничено; пробный период — 7 дней или 50 закупок.
Коротко
Тендерный отдел работает, когда роли разделены, у каждой закупки есть ответственный, этап и срок, а решение «участвовать или нет» принимают до подготовки документов. Оценивать отдел стоит по всей воронке — от рассмотренных закупок до сорванных сроков, а не только по победам.
Частые вопросы
Специалисты по поиску и подготовке заявок, человек, который считает цену, юрист (часто внешний) и руководитель. В небольшой компании эти роли совмещают два-три человека.
Специалист готовит и подаёт заявки. Руководитель решает, в каких закупках участвовать и по какой цене, распределяет закупки между сотрудниками и отвечает за результат отдела.
Число рассмотренных закупок, доля подач, доля побед, сумма выигранных контрактов и сорванные сроки подачи — последний показатель должен быть равен нулю.
Вести все закупки в одном списке с ответственным и сроком, ставить задачи на сбор документов и подачу и следить за изменениями извещений. В amoCRM это делает виджет «Тендеры».
Теги:#тендерный отдел#руководитель тендерного отдела#специалист тендерного отдела#как организовать тендерный отдел#тендеры в CRM
Converssion CRM — официальный партнёр amoCRM с 2017 года. Внедряем и сопровождаем amoCRM, делаем собственные виджеты для амоМаркета, чат-ботов, ИИ-агентов, сайты и рекламу. Услуги · Кейсы клиентов · Виджеты
